Revista >> Decembrie 2010 [Nr. 131] >> Lumea Geospatiala

Cât de importantă e mentenanţa pentru viaţa unei soluţii geospaţiale?

Luiza Sandu

16 Decembrie 2010

Desigur, serviciile prevăzute în contractele de mentenanţă pot varia de la un furnizor la altul, însă, chiar şi în cazul celor mai „zgârcite” contracte, taxa lunară de mentenanţă este, de obicei, justificată de beneficiile primite.

Cât de des e nevoie de mentenanţă?

Nu există o reţetă de verificare a sistemului la un anumit interval de timp; cuvântul nu este sinonim cu „întreţinere”. În cazul soluţiilor geospaţiale, accentul este pus, mai degrabă, pe ce anume se livrează în cadrul mentenanţei. Există două tipuri de activităţi de întreţinere a unui sistem. Cea curentă, zilnică, legată de utilizarea sistemului în instituţie şi care este, de obicei, susţinută de un administrator de sistem şi una care se desfăşoară doar la cerere, atunci când apar probleme speciale, pe care administratorul nu le poate rezolva fără intervenţia companiei care a dezvoltat soluţia.

Cel de-al doilea tip de mentenanţă este deseori neglijat de instituţiile care utilizează o soluţie geospaţială, considerând că, dacă au un administrator bun şi sistemul s-a comportat impecabil în faza de testare, nu mai este necesar să încheie şi un contract de mentenanţă pentru anii ulteriori de exploatare.

„Se pot livra lucruri în cadrul unui contract de mentenanţă care să îmbunătăţească un sistem care merge perfect şi nu are nevoie de nicio intervenţie specială sau de «reparaţii». Se poate pune atunci întrebarea: «dacă nu e stricat, de ce să îl schimbi?». Întrebarea este legitimă, dacă priveşti problema în afara oricărui context, dacă consideri că instituţia încremeneşte în aceleaşi proceduri şi practici ani la rândul. În realitate, cerinţele se modifică, activitatea instituţiei se schimbă şi ce era bun ieri în sistemul informatic mâine poate să nu mai fie suficient. În plus, chiar dacă instituţia în sine nu s-ar schimba, se schimbă interlocutorii acesteia, partenerii de dialog cu care face schimb de informaţie geospaţială. În acest context, chiar şi un sistem care merge bine poate avea nevoie de upgrade-uri de software, atunci când versiunile existente se uzează moral. Un contract bun de mentenanţă permite «împrospătarea» unei soluţii geospaţiale, fără costuri suplimentare pentru licenţele versiunilor noi”, mai spune Alina Pintelie.

Beneficiile semnării unui contract de mentenanţă

Contractele de mentenanţă pot fi diferite de la un furnizor la altul, dar, în general, oferă mai multe tipuri de servicii:

• asistenţă telefonică pentru utilizarea produselor oferite în cadrul proiectului – la finalul oricărei implementări se organizează cursuri pentru familiarizarea utilizatorilor atât cu aplicaţiile, cât şi cu soluţia în sine. Cu toate acestea, oamenii se mai schimbă şi nu întotdeauna administratorul unui sistem ajunge după un timp să fie aceeaşi persoană care a participat la cursurile de instruire. La fel se întâmplă şi cu utilizatorii, astfel că uneori oamenii ajung să lucreze cu o soluţie pentru care nu au fost instruiţi, iar uneori consultarea meniului „Help” pentru rezolvarea unei probleme specifice nu e suficientă. În absenţa unui contract de mentenanţă, orele de consultanţă se plătesc, tarifele pot fi substanţiale, cheltuielile noi necesită bugetări noi, aprobări şi formalităţi.

• asistenţă tehnică în vederea rezolvării problemelor de utilizare particulară de către beneficiar a produselor furnizate – de obicei, după implementarea unui sistem geospaţial, instituţia evoluează, îşi schimbă procedurile, fluxurile de lucru. Acest lucru poate duce în timp la apariţia unor cazuri de utilizare a sistemului informatic neprevăzute de beneficiar la analiza iniţială a sistemului şi pe care nu le poate rezolva fără ajutor de specialitate. Orele de consultanţă şi asistenţă tehnică incluse în contractul de mentenanţă se pot dovedi şi aici foarte utile.

• dreptul de a instala gratuit versiuni noi (upgrade) ale produselor software aflate sub incidenţa acestei opţiuni de mentenanţă, pe perioada de valabilitate a mentenanţei – în absenţa contractului de mentenanţă, orice versiune nouă de software necesită achiziţionarea unor licenţe suplimentare. Acest lucru în sine poate fi foarte costisitor, în special în cazul instituţiilor cu mulţi utilizatori. În contractele bune de mentenanţă sunt incluse toate upgrade-urile care apar pentru aplicaţiile achiziţionate iniţial, fără alte costuri suplimentare.

• recomandări din partea furnizorului de soluţie geospaţială în ceea ce priveşte necesarul de infrastructură informatică pentru rularea în bune condiţii a produselor software Intergraph aflate sub incidenţa acestei opţiuni de mentenanţă – stabilirea necesarului de infrastructură nu reprezintă obiectul serviciilor unui furnizor de soluţii IT, însă este important ca acesta să fie consultat atunci când se plănuiesc schimbări în reţeaua hardware pentru care a fost conceput iniţial sistemul.

• acces prioritar la alte servicii (instalarea de noi versiuni software, asistenţă tehnică în vederea restaurării datelor etc.) – în general, interesul oricărui furnizor este să ofere clienţilor săi servicii cât mai bune, cât mai repede. Cu toate acestea, atunci când urgenţele se suprapun şi este necesară stabilirea unor priorităţi în acordarea asistenţei, primele pe listă vor fi întotdeauna solicitările de la instituţiile care au încheiat un contract de mentenanţă.