Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Pledoarie pentru Document Management

16 Februarie 2011



Cât te costă dacă pierzi un document critic? Puţine companii au cuantificat valoarea reală a unui astfel de eveniment neplăcut, însă majoritatea s-au confruntat cu el. Fenomenul este unul curent şi inerent lucrului cu documentele fizice. Dar poate fi eliminat cu ajutorul soluţiilor de Document Management, ale căror beneficii nu se rezumă doar la stoparea pierderii documentelor, ci pot contribui esenţial la creşterea eficienţei companiilor, dar şi la asigurarea unui nivel superior de satisfacţie a clienţilor acestora.

Statisticile spun că, anual, o companie pierde, în medie, între 3 şi 8% din documentele fizice cu care lucrează. Iar pierderile de documente reprezintă 40-60% din timpul de lucru al angajaţilor, 20-45% din costurile cu salariile şi între 12 şi 15% din totalul cifrei de afaceri, conform cabinetului de analiză Gartner.


Datele de mai sus sunt reale şi pot fi probate practic în majoritatea organizaţiilor din întreaga lume. Însă, până când nu se întâmplă un incident major, care să impună luarea unor măsuri radicale, foarte puţine companii, indiferent de aria de activitate şi/sau de mărime, îşi pun problema reală a gestionării eficiente a documentelor. Ignorarea continuă a problemei menţionate nu afectează, însă, doar eficienţa angajaţilor şi randamentul întregii companii, ci şi imaginea acesteia în faţa partenerilor şi clienţilor săi. Iar la acest nivel pagubele pot fi ireparabile, pentru că un client nemulţumit tinde să-şi împărtăşească experienţa neplăcută la cel puţin alte 5-6 persoane. Iar dacă respectivul client este şi un utilizator de reţele sociale, imaginea respectivei companii riscă să se degradeze extrem de rapid.


Fără hârtie nu se poate! Încă...

Soluţii pentru a preveni astfel de situaţii şi pentru a reduce pierderile există, şi din ce în ce mai multe companii sunt interesate să adopte un sistem de management al documentelor şi o arhivă electronică.


Din păcate, însă, la momentul actual, în România, dar nu numai, renunţarea definitivă la arhiva fizică este un lucru imposibil, cauzele fiind multiple. Un prim aspect este cel al costurilor: crearea unei arhive digitale, care să înlocuiască total arhiva fizică şi care să respecte prevederile Legii arhivării documentelor în formă electronică (Legea nr. 135/ 15.05.2007) şi normele tehnice şi metodologice aferente emise de MCSI, ar însemna pentru o companie asumarea unor costuri considerabile. A căror rată de recuperare ar fi extrem de lentă, randamentul investiţiei (RoI) rămânând un deziderat greu de atins. Or, în acest caz, trebuind să răspundă concret cerinţelor organismelor de control şi audit ale statului, companiile preferă să-şi păstreze documentele în clasica arhivă fizică. Pe de altă parte, schimbul de documente dintre respectiva companie şi firmele partenere, dar şi cu instituţiile statului nu se poate realiza doar în format electronic, acest mod nefiind unanim adoptat. Demersurile oficiale de a impune acest model în mediul public datează de aproape un deceniu, însă mai sunt de făcut numeroase eforturi şi etape de parcurs până când se va putea obţine un rezultat vizibil la nivel naţional, aşa cum se doreşte.


Soluţia mixtă

Deşi problemele menţionate sunt cât se poate de reale, numeroase companii locale au ales deja să adopte soluţia mixtă, respectiv dublarea arhivei fizice clasice cu una digitală, alimentată de un sistem informatic de management al documentelor. De ce această investiţie în plus? Doar pentru a avea siguranţa că nu se pierde niciun document?


Aşa cum am arătat în debutul acestui articol, eliminarea riscului pierderii documentelor este un aspect extrem de important, însă a rezuma doar la atât motivaţia implementării unui sistem de Document Management şi crearea unei arhive digitale este o eroare gravă. Beneficiile adoptării unui sistem informatic de DM sunt mult mai numeroase.


Să pornim de la un fapt concret: conform Gartner, doar 1% din documentele arhivate de o companie într-o arhivă fizică sunt consultate frecvent, restul fiind accesate cu o frecvenţă redusă. Ce înseamnă aceasta pentru o companie care are, de
exemplu, mai multe filiale, sedii, puncte de lucru, fiecare cu o arhivă proprie? Că accesul la respectivul procent de 1% documente este limitat, iar riscul deteriorării, dar şi al pierderii acestora este foarte crescut. Desigur, există soluţia multiplicării, însă aceasta înseamnă timp pierdut şi costuri suplimentare implicite (printare/fotocopiere, expediere şi, posibil, din nou, costuri de arhivare). Iar accesarea restului de 99% de documente din arhiva unei filiale din teritoriu de către un utilizator din sediul central rămâne o problemă reală.


În cazul arhivării digitale, toate aceste probleme dispar – un document electronic poate fi partajat cu uşurinţă între diverşi utilizatori, prin intermediul Internetului, în funcţie de drepturile de acces ale acestora. Atingem, astfel, un al doilea aspect sensibil – cel al securităţii accesării informaţiei. Un sistem de DM corect implementar reduce considerabil riscul scurgerilor de informaţii critice pentru o companie, prin crearea unui sistem de accesare a documentelor clar configurat pe roluri/ profiluri de utilizator. Sistemul poate fi astfel configurat încât să permită un număr limitat de operaţiuni per utilizator (citire, modificare, editare, publicare etc.), să monitorizeze exact persoanele care accesează anumite documente cu regim special, să prevină şi să blocheze accesarea acestora de către persoanele neautorizate, să semnaleze tentativele repetate ale acestora etc. Pe de altă parte, un sistem de DM conţine elemente de automatizare incluse în workflow-uri, care pot fi desenate şi configurate astfel încât să răspundă optim necesităţilor de business, crescând eficienţa angajaţilor şi reducând sensibil riscul erorilor umane.


Practic, prin intermediul unui astfel de sistem, o companie cu mai multe filiale pe plan naţional poate beneficia de o arhivă unică, care poate fi accesată rapid, indiferent de locaţie. În plus, prin metodele specifice de indexare a documentelor (se creează un sistem de clasificare pe bază de metadate) se reduce considerabil timpul de căutare şi identificare a documentelor. Şi, nu în ultimul rând, trebuie evidenţiat faptul că o arhivă digitală şi o soluţie de DM corect implementată pot constitui baza creării unui sistem de lucru colaborativ eficient, ceea ce, în condiţiile creşterii rapide a gradului de mobilitate al angajaţilor, reprezintă un argument important.


Mail-urile, o problemă delicată

Totodată, mai există un aspect important care trebuie luat în calcul şi anume că 93% din totalul informaţiei vehiculate în cadrul unei companii este în format electronic şi provine din alte surse decât documente în format fizic digitizate. 70% din această informaţie nu este niciodată prin-tată, iar 80% din informaţiile care circulă în cadrul unei organizaţii sunt informaţii nestructurate, care nu se pot regăsi în baze de date, formulare, rapoarte etc. (conform studiului „How Much Information“, realizat în 2003 de School of Information Management and Systems de la Universitatea Berkley.) Probabil că rezultatele statistice citate mai sus nu par îngrijorătoare pentru un manager care îşi pune problema astfel: atât timp cât nu este vorba de „documente oficiale“ (respectiv, documente fizice digitizate) nu are importanţă. O abordare eronată pe termen lung, dacă ţinem cont de faptul că, de exemplu, e-mail-ul a devenit principalul mijloc de comunicare în mediul business. Prin urmare, este firesc ca din ce în ce mai multe companii să aibă nevoie de soluţii informatice dedicate managementului şi arhivării e-mail-urilor, care să permită regăsirea cât mai rapidă a informaţiilor relevante. Pe de o parte, pentru a face respectiva informaţie cât mai rapid accesibilă pentru business, iar pe de alta pentru a răspunde nevoilor de conformitate cu reglementările şi cerinţele legislative specifice, din ce în ce mai numeroase şi mai imperative. La acestea se adaugă şi nevoia eliminării riscurilor de securitate, inerente oricărui tip de comunicare electronică.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite