Revista >> Aprilie-Mai 2011 [Nr. 134] >> Managerial tools

TotalSoft oferă consultanţă pentru Petrotel-Lukoil în managementul proiectelor de mentenanţă şi revizie

Gabriel Vasile

28 Aprilie 2011

Aurel Mareş, Reliability Manager Petrotel-Lukoil

Pentru o rafinărie, revizia generală este un moment unic, atât prin complexitatea proceselor, cât şi prin impactul asupra profitabilităţii. Un astfel de eveniment se planifică în detaliu, cu scenarii multiple pentru atingerea rezultatelor optime în termeni de: costuri, durată, siguranţă şi calitate. Petrotel-Lukoil a ales serviciile de consultaţă TotalSoft în Project Management pentru pregătirea reviziei generale din 2013.

Înfiinţată în 1904 sub numele de ,,Rafinăria Româno-Americană”, rafinăria Petrotel-Lukoil de la Teleajăn este una dintre cele mai importante din Europa de Sud-Est conform analizelor internaţionale care monitorizează eficienţa acestor facilităţi în termeni de: capacitate, grad de utilizare, consum energetic etc. La jumătatea anului 2009, Petrotel-Lukoil a înfiintat Grupul de Proiect pentru trecerea rafinăriei la indicatorii europeni de dezvoltare şi pentru a găsi cele mai eficiente soluţii pentru optimizarea activităţii rafinăriei. În cadrul acestui grup au fost identificate cele cinci direcţii majore: producţie, energetic, fiabilitate, comercial şi personal. În cadrul Subproiectului Fiabilitate din Grupul de Proiect, una dintre sarcini era de gestionare şi planificare a următoarei revizii generale. O bună ocazie pentru testarea metodologiilor şi a capacităţii de gestionare a reviziei generale a fost însă proiectul „Oprire Februarie 2011”, care a avut ca scop realizarea inspecţiilor, verificărilor şi probelor menţionate în Prescripţiile Tehnice ale Autorităţii de Stat în domeniu (ISCIR), pentru o serie de echipamente sub presiune, precum şi pentru înlocuirea catalizatorilor în instalaţia Hidrofinare Petrol Motorină. Managementul acestui proiect a fost susţinut de soluţia Primavera şi de serviciile profesionale oferite de TotalSoft.

Experienţe anterioare cu Primavera

Experienţa Petrotel-Lukoil în utilizarea Primavera este mai veche şi a început în 2003-2004, în cadrul unei prime etape a unui proiect amplu de modernizare planificat pentru perioada 2003-2009 şi al cărui buget general este de circa 350 milioane USD. „Pentru derularea proiectului de modernizare din 2003-2004 a fost constituit un mic grup de lucru pe care l-am coordonat direct. În acel context, am urmat cursurile de pregătire organizate de TotalSoft, iar experienţa câştigată prin utilizarea Primavera şi lucrul foarte strâns cu echipa TotalSoft mi-a creat o deschidere către project management. Procesul de modernizare s-a încheiat conform planului, a fost considerat o mare realizare şi, prin urmare, pentru optimizarea scopului şi duratei următoarei revizii capitale, conducerea Petrotel-Lukoil a decis utilizarea aceleiaşi soluţii de project management”, ne-a declarat Aurel Mareş, Reliability Manager Petrotel-Lukoil.

Servicii profesionale de project management

Pentru execuţia lucrărilor planificate la Oprirea Rafinăriei Petrotel-Lukoil, în vederea gestionării lucrărilor şi încadrării în termenele asumate prin Graficul de Oprire, s-a propus asigurarea managementului de proiect de către o companie cu vechime şi experienţă în domeniu. În acest sens,
Petrotel-Lukoil a contractat din partea TotalSoft servicii complementare de consultanţă în project management.

Cerinţele specifice pentru alegerea consultanţei proiectului au fost foarte stricte şi se refereau la asigurarea managementului integral la fiecare stadiu al proiectului, încadrarea în timp, limitarea resurselor şi încadrarea în costuri, eficientizarea planificării, programarea şi controlul operaţiunilor. Au reprezentat, de asemenea, puncte importante şi crearea unui sistem funcţional de lucru, controlul complet în faza de execuţie, analiza rezultatelor şi asigurarea de informaţii în timp real pentru decizii rapide şi la obiect. „Consultanţa oferită de TotalSoft pentru acest proiect a fost un real suport. Echipa de specialişti ne-a oferit soluţii ingenioase şi simple, cu un maxim efect pe tot parcursul proiectului”, afirmă Aurel Mareş.

1 minut de planificare scuteşte 10 minute de muncă

Proiectul a fost împărţit în 3 faze majore: pregătire/oprire, oprire, pregătire/pornire, iar termenele stabilite au fost foarte stricte, deoarece orice decalare a acestora avea ca rezultat pierderi imense. „Orice oprire temporară sau revizie capitală are patru mari obiective: siguranţa şi protecţia muncii, durata, calitatea şi costurile. Programul Primavera ne-a ajutat să facem o planificare iniţială, completă şi extrem de detaliată cu toate activităţile aferente fiecărui echipament sau instalaţie şi ne-a permis să gestionăm eficient durata şi bugetul unui astfel de proiect. Durata este, din punctul meu de vedere, elementul principal, deoarece, pentru o rafinărie, o singură zi de nefuncţionare induce <<lost profit opportunities>> de valori foarte mari”, consideră Aurel Mareş. Metodologia de lucru propusă de specialiştii TotalSoft între Petrotel-Lukoil şi contractori a fost unanim acceptată şi a avut la bază fisiere în format electronic, atât în faza de planificare, cât şi în faza de execuţie a lucrărilor. Varianta aleasă a servit la monitorizarea în flux a lucrărilor şi a semnalat prompt deviaţiile de la proiectul de referinţă. În derularea proiectului au apărut o serie de lucrări suplimentare la echipamentele aflate iniţial în lista de activităţi, dar şi în cadrul altor echipamente care nu se aflau în această listă.

Planificarea lucrărilor suplimentare a ajutat la analiza impactului acestor noi lucrări şi încadrarea lor în timp şi buget. Echipa de proiect a avut nu mai puţin de trei şedinţe operative în fiecare zi pentru analiza rapoartelor furnizate de Primavera, pentru buna monitorizare a lucrărilor şi identificarea celor mai bune soluţii. „Într-un astfel de proiect, cu cât planificarea este mai detaliată, cu atât şansele de reuşită sunt mai mari. Mai mult, există un concept în acest sector de activitate: 1 minut de planificare scuteşte 10 minute de muncă. Înainte de începerea execuţiei efective a proiectului <<Oprire 2011>> am creat mai multe scenarii pentru cele 16 instalaţii oprite şi pentru a alege soluţia optimă a activităţilor aflate pe drumul critic din punct de vedere durată sau resurse alocate. Întreaga echipă s-a focalizat pe aceste drumuri critice pentru a reduce riscul la un nivel minim. La nivel de raportare, analiza evoluţiei drumurilor critice a constituit o activitate zilnică în cadrul grupului de lucru care se ocupa de Primavera, pentru verificarea lucrărilor şi resurselor implicate şi cuantificarea eventualelor costuri suplimentare”, mai afirmă Aurel Mareş.

Rezultate

Cu ajutorul celor trei echipe responsabile pentru fiecare arie de lucrări – echipa constituită din reprezentanţii Petrotel-Lukoil, reprezentantul antreprenorului general şi a unui specialist TotalSoft –, termenele nu au fost depăşite, atât oprirea utilajelor, cât şi funcţionarea acestora derulându-se în termenele planificate, astfel proiectul încadrandu-se în bugetul şi timpul alocat.

Reducerea la minimum a timpului de procesare a datelor, livrabile în timp util, previzionare, prioritizare şi gestionare a lucrărilor rămase de executat, gestionarea şi controlul manoperei ofertate vs manopera executată pe fiecare echipament, rezerva de timp pentru soluţionarea posibilelor defecţiuni, dar şi posibilitatea de analiză zilnică pe raportările din Primavera au reprezentat obiectivele şi beneficiile principale ale metodologiei implementate.