Revista >> Iunie-Iulie 2011 [Nr. 136] >> Enterprise Applications

Beneficiile utilizării documentelor electronice în administraţia publică

Radu Ghitulescu

25 Iunie 2011

În 2005, deputatul Varujan Pambuccian, la acea vreme şeful Comisiei IT&C a Camerei Deputaţilor, estima că, pentru a evolua în administraţia publică „de la obligatoriu pe hârtie, la obligatoriu în formă electronică“, va fi nevoie să treacă 10 ani. Mai sunt doar 4 ani până la împlinirea acestui termen şi unele rezultate sunt deja vizibile. Dar pare să mai fie cale lungă până când documentele electronice le vor depăşi pe cele pe hârtie în relaţia aparatului administrativ cu cetăţeanul.

La începutul acestui an, guvernul maghiar îşi anunţa intenţia de a adopta, la scară naţională, un sistem de management electronic al documentelor (Document Management System). Motivaţia – utilizarea unui astfel de sistem va permite realizarea unei economii anuale evaluată la circa 12 miliarde de forinţi. Ceea ce ar însemna aproximativ 40 de milioane de euro.

O sumă care, la prima vedere, pare astronomică. Însă, dacă e să dăm crezare unui studiu realizat în 2004 în Marea Britanie, instituţiile publice din această ţară iroseau anual circa 722 de milioane de euro, pentru că nu utilizau un sistem de control al documentelor printate. Conform aceleiaşi surse, la nivel european pierderile se cifrau, în urmă cu 7 ani, la 4,7 miliarde de euro, numai 23% din organizaţiile guvernamentale europene având o strategie eficientă de management al documentelor.

Există o estimare generică şi pentru România, datează din 2007 şi aparţine lui Cătălin Marinescu, preşedintele de atunci al IGCTI, actualul preşedinte al ANCOM, care declara că reducerea costurilor birocraţiei cu 1% ar putea aduce României economii de peste un miliard de euro!

De unde provin economiile?

Câştigurile pe care le poate genera implementarea unui sistem DM în cadrul unei instituţii administrative nu provin însă doar din economiile la hârtie, ci sunt mult mai variate. Dar este adevărat că economiile la hârtie (şi alte consumabile aferente) obţinute prin introducerea unui sistem de gestiune a documentelor în format electronic generează, la rândul lor, alte reduceri de costuri. Cum ar fi cele obţinute în urma reducerii costurilor cu spaţiul de arhivare. Care, în cazul instituţiilor publice, este destul de important.

Însă principalul câştig obţinut din implementarea sistemelor de document management la nivelul instituţiilor administrative provine din creşterea eficienţei operaţionale în cadrul acestor organizaţii. Eficienţă care se traduce concret în:

• optimizarea operaţiunilor interne;
• reducerea costurilor operaţionale;
• micşorarea timpului de răspuns la solicitările cetăţenilor;
• eliminarea erorilor umane;
• automatizarea proceselor şi fluxurilor interne;
• creşterea productivităţii individuale;
• eficienţă sporită în manipularea documentelor;
• disponibilitate crescută a informaţiei şi asigurarea transparenţei actului decizional;
• securitate sporită a accesului la informaţiei.

Lucrurile se mişcă, dar...

Fiecare dintre elementele enumerate mai sus reprezintă pentru instituţiile publice locale un obiectiv în sine. Cel puţin la nivel declarativ, dacă ţinem cont de faptul că, la sfârşitul lui 2008, conform estimărilor unor actori din piaţă, nivelul de penetrare al soluţiilor de document management în administraţia publică locală era foarte scăzut, sub 10%.

Din 2008 însă, România a resimţit însă din plin impactul crizei economice, ale cărui efecte se fac simţite şi la momentul actual. Criză care a marcat atât instituţiile din sectorul public, cât şi pe cele din mediul privat. S-a creat astfel un cumul de condiţii propice pentru creşterea nivelului de informatizare. Pe de o parte a fost vorba de impunerea reducerii aparatului administrativ şi de proiectele de informatizare accelerată, iar pe de alta de scăderea drastică a cifrei de afaceri în rândul companiilor software. Iar catalizatorul l-a reprezentat accesul la fondurile europene, pentru finanţarea proiectelor informatice din sectorul public. O bună parte din vendorii şi implementatorii locali de soluţii software a înţeles oportunitatea reprezentată de banii europeni şi a încercat să o valofirice cât mai bine posibil, dezvoltându-şi competenţe pe o nouă zonă, cea de consultanţă în accesarea fondurilor.

O strategie care, lent, dar vizibil, a început să dea rezultate. Numărul unităţilor administrativ teritoriale care au optat pentru implementarea unei soluţii de management al documentelor în format electronic creşte constant. O simplă căutare pe site-ul licitatia.ro indică rezultate mult mai numeroase decât în urmă cu 3 ani, de exemplu. Reşiţa, Harghita, Vaslui, Alba, Ialomiţa, Slănic Moldova, Sighişoara sunt doar câteva dintre numele care s-au adăugat în ultimii doi ani pe harta implementărilor de soluţiilor de document management în administraţia publică.