Beneficiile utilizării documentelor electronice în administraţia publică
... încă mai este de aşteptat
Este adevărat că, în majoritatea cazurilor citate mai sus, este vorba de instituţii din administraţia publică centrală, unităţile locale fiind apariţii rare. Şi la fel de adevărat este că situaţia e încă departe de stadiul prevăzut de proiectele oficiale.
Cum ar fi proiectul/strategie e-România, a cărei primă versiune a fost prezentată în iunie 2009. Strategia e-România, a cărei punere în practică este evaluată a costa în jur de 500 de milioane de euro, vizează interconectarea sistemelor administraţiei pentru a oferi servicii electronice operaţionale cetăţenilor şi companiilor.
Proiectul specifică, în Caietul de sarcini, la capitolul 4 - „Arhitectură şi Design“, subcapitolul 4.3 „Componente software“, „Componenta Portal“ (4.3.1), includerea unor funcţionalităţi din zona acoperită de sistemele de tip Document Mangement (şi Enterprise Content Management). Astfel, conform proiectului, se prevede că: „Soluţia va dipune de o platformă de tip Portal Server care va îndeplini următoarele funcţionalităţi:
- Managementul conţinutului Web – Platforma Portal trebuie să ofere instrumente adecvate pentru managementul conţinutului web în vederea creării de pagini web personalizate.
- Managementul documentelor electronice – Componenta Portal Server trebuie să ofere instrumente de tip Document Management în vederea gestionării documentelor electronice vehiculate.
- Creare şi management de fluxuri de lucru – Platforma Portal va asigura unelte pentru managementul fluxurilor de lucru în vederea gestionării fluxurilor necesare.
- Facilităţi de colaborare – Platforma Portal va dispune de facilităţi de colaborare avansate pentru a sprijini cât mai eficient interacţiunea utilizatorilor.“
Cum se vor integra sistemele de Document Management deja implementate în această arhitectură rămâne de văzut, proiectul neprevăzând decât, generic, că: „soluţia trebuie să permită integrarea ulterioară facilă cu sisteme şi tehnologii utilizate la nivelul instituţiilor publice care vor beneficia de această platformă“. (Aşa cum rămâne de văzut şi ce modificări va mai suferi, în timp, e-România, pentru că, aşa cum s-a stipulat încă din start: „Proiectul va fi evaluat şi revizuit în permanenţă, ţinându-se seama de necesitatea îmbunătăţirii serviciului public, de evoluţiile tehnologice, de creşterea numărului de utilizatori sau a exigenţei acestora“.)
Principalele bariere în calea adoptării
Deşi sunt evidente beneficiile pe care o soluţie de Document Management le poate oferi într-un mediu pur birocatic precum cel reprezentat de sectorul administraţiei publice, obstacolele în adoptare nu se datorează atât resurselor financiare limitate sau competenţelor tehnice reduse. (Ambele bariere pot fi depăşite apelând la fondurile structurale, respectiv la serviciile de consultanţă oferite de partenerul de implementare.)
Într-un recent interviu, acordat emisiunii HotNews.ro-DW, liderul minorităţilor naţionale din Parlament, deputatul Varujan Pambuccian, preciza că: „Cel mai greu va fi să trecem de rezistenţa surdă pe care o va opune nu zona de management a administraţiei, ci administraţia însăşi, şi vorbim de interesele directe ale unor oameni care lucrează în aparatul birocratic şi care nu vor fi foarte fericiţi să le fie monitorizată activitatea foarte atent“. Un punct de vedere avizat, având în vedere că aparţine fostului şef al Comisiei IT&C a Camerei Deputaţilor, unul dintre iniţiatorii şi susţinătorii unor legi importante în domeniul documentelor electronice (Legea semnăturii electronice, Legea arhivării documentelor în formă electronică etc.).
Rezistenţa nu se datorează doar sindromului „Big Brother“, ci şi reticenţei la renunţarea la lucrul pe hârtie în favoarea lucrului cu documente electronice. (O reticenţă justificată şi de faptul că, în pofida intrării în vigoare a Legii arhivării documentelor în formă electronică, numeroase instituţii şi companii menţin o dublă arhivă – una electronică şi una fizică, pentru audit şi control.) Renunţarea la hârtie impune şi adoptarea noilor proceduri şi fluxuri de lucru, ceea ce creşte riscul de subutilizare al aplicaţiilor de DM.
Apoi, nu doar administraţia publică trebuie incriminată pentru slaba adoptare a documentelor în format electronic. Ci şi beneficiarii săi, care, neobişnuiţi cu aceste forme, manifestă şi ei, la rândul lor, reticenţă. (În special populaţia din zona rurală, cu o rată de penetrare scăzută a Internetului.) Dar rata de adopţie în rândul populaţiei ar putea fi sensibil îmbunătăţită dacă avantajele şi beneficiile ar fi mai intens popularizate şi, mai ales, probate practic. Ceea ce, dacă e-România şi-ar atinge măcar 50% din obiectivele propuse, s-ar putea întâmpla până în 2015.
Parerea ta conteaza:
(0/5, 0 voturi)