Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Provocarea implementării proiectelor IT cu finanţare europeană

05 Octombrie 2012



Am abordat de mai multe ori în cadrul acestei rubrici subiectul proiectelor cu finanţare europeană, atât din perspectiva beneficiilor unei astfel de alternative de finanţare, cât și din perspectiva dificultăţilor cu care un astfel de proiect se poate confrunta. Anterior înfiinţării Ministerului Afacerilor Europene, am prezentat câteva dintre problemele cu care acest sector se confruntă și am avansat câteva posibile soluţii, de ordin administrativ, pentru optimizarea accesării fondurilor europene. Analizând evoluţia acestui sector în ultimul an, am identificat mai multe motive de îngrijorare decât de optimism, întrucât situaţia în domeniul accesării fondurilor europene a continuat să se degradeze.

În acest context general, completat de experienţele personale pe care le-am avut în cadrul derulării a mai mult de 15 proiecte IT cu finanţare europeană în ultimii 3 ani, am considerat utilă o trecere în revistă a câtorva aspecte cu care m-am confruntat în proiectele în care am fost implicat, aspecte care în unele cazuri au mers până la rezilierea contractelor de finanţare.
În condiţiile în care criza economică este în plin apogeu și afectează în mod evident inclusiv industria IT prin reducerea dramatică a numărului de proiecte care se lansează, competiţia pentru câștigarea acestor proiecte într-un domeniu și așa extrem de competitiv a devenit extremă și, în multe cazuri, afectează semnificativ derularea proiectelor, mergând până la anularea acestora, din motive pe care le voi prezenta în continuare.

Calendar nerealist de implementare

Majoritatea proiectelor pe care le-am analizat suferă din cauza calendarelor de implementare nerealiste. Există două categorii de activităţi a căror subestimare poate cauza probleme majore de implementare:

1. Achiziţiile publice – mă refer aici la pregătirea și derularea procedurilor de achiziţie în urma cărora se selectează furnizorii care vor realiza implementarea efectivă a proiectului. Toţi beneficiarii cu care am lucrat în ultimii ani au subestimat semnificativ durata procedurilor de achiziţie publică, unii din necunoaștere, alţii cu intenţie. În cadrul unor programe finanţate, în primul apel de proiecte s-a utilizat un criteriu de punctaj care evalua termenul de timp în care beneficiarul se angaja să lanseze procedurile de achiziţii – ceea ce a dus la o „întrecere“ între beneficiari în direcţia asumării unor termene nerealiste, în speranţa obţinerii unui punctaj care să garanteze câștigarea finanţării dorite. Am văzut astfel proiecte în care s-a asumat demararea procedurilor în termen de mai puţin de o săptămână de la momentul semnării contractelor de finanţare – promisiuni evident nerespectate, atât din motive datorate beneficiarilor (procedurile administrative aferente demarării unei proceduri de achiziţie publică într-o instituţie bugetară durează cel puţin două săptămâni), cât și finanţatorului (contracte de finanţare primite de beneficiari la o lună după momentul la care au fost semnate de fapt și deci demararea proiectului cu întârziere de o lună). Schimbarea procedurilor de achiziţie publică între momentul scrierii cererii de finanţare și momentul semnării contractului de finanţare (de exemplu implicarea ANRMAP în verificarea documentaţiilor de achiziţie înainte de publicarea lor în SEAP) au provocat întârzieri majore în calendarele de implementare ale multor proiecte. În unele situaţii, avizarea ANRMAP a depășit cu peste o lună termenul legal de 14 zile pe care această instituţie îl are la dispoziţie pentru avizarea documentaţiei. Un calcul realist pe care l-am realizat împreună cu un beneficiar dintr-unul din ministerele mari a reliefat faptul că, din momentul finalizării documentaţiei de atribuire, este necesară o perioadă de cel puţin 4 luni pentru adjudecarea unei proceduri de atribuire într-o astfel de instituţie, în condiţiile în care nu există nicio contestaţie sau suspendare/întârziere a procedurii.

2. Activităţile tehnice – prin aceasta înţelegând activităţile de implementare tehnică a sistemului informatic respectiv. În multe situaţii, în general dintr-un optimism exagerat sau pur și simplu din lipsă de experienţă, beneficiarul a subestimat perioada de timp necesară pentru implementarea sistemului informatic dorit și și-a asumat termene care se dovedesc imposibil de respectat. Efectele unei astfel de situaţii sunt multiple. Astfel, în unele cazuri proiectul este declarat finalizat înainte de a fi finalizat în mod real, din dorinţa de a respecta calendarul de implementare din contractul de finanţare. În cazul unui control pe teren, o raportare incorectă a finalizării implementării sau a atingerii indicatorilor proiectului poate duce însă la corecţii financiare substanţiale și poate avea inclusiv urmări penale. În alte cazuri, furnizorii sunt presaţi de termenele nerealiste și fac rabat la calitate, pentru a se putea încadra în termenele contractuale. Am văzut situaţii în care, din cauza întârzierilor acumulate în etapele anterioare implementării (de exemplu, întârzieri substanţiale în etapele de achiziţie), proiecte care trebuiau să fie implementate în 12 luni au trebuit implementate în mai puţin de două luni, furnizorul fiind silit să accepte o astfel de abordare absurdă – alternativa fiind rezilierea contractului de finanţare și, implicit, a contractului furnizorului.

Indicatori de rezultat nerealişti
Tot din dorinţa de a câștiga un punctaj cât mai mare și de a „impresiona“ evaluatorii proiectelor, mulţi beneficiari au plusat excesiv atunci când au propus indicatorii de rezultat ai proiectelor și, ulterior finalizării proiectelor, se găsesc acum în situaţia de a nu putea demonstra atingerea indicatorilor pe care și i-au asumat – iar urmărirea și raportarea indicatorilor de rezultat se realizează pe întreaga perioadă de 5 ani de asigurare a durabilităţii proiectului. Neatingerea indicatorilor de rezultat are ca efect aplicarea unor corecţii financiare direct proporţionale cu gradul de neatingere a indicatorilor proiectului.

Achiziţii publice viciate
Acesta este un subiect vast, a cărui tratare exhaustivă poate ocupa cu ușurinţă întreg spaţiul alocat acestei rubrici a revistei, pe durata unui întreg an... Subiectul achiziţiilor publice este însă unul foarte mediatizat, astfel încât voi enumera doar câteva tipuri de aspecte care pot influenţa proiectele cu finanţare europeană: justificarea insuficientă sau eronată a alegerii procedurii de atribuire, cerinţe de calificare (eligibilitate, capacitate tehnico-economică) exagerate și care pot fi considerate ulterior restrictive, criterii de evaluare subiective, cerinţe tehnice restrictive și care orientează procedura de atribuire către o anumită soluţie sau furnizor (există și situaţii în care indicarea unei anumite soluţii sau tehnologii este permisă, însă aceste situaţii trebuie bine argumentate și justificate), evaluare eronată/subiectivă a ofertelor, atribuirea în favoarea unei oferte care nu respectă cerinţele minimale ale documentaţiei de atribuire etc.Mă voi opri asupra a două aspecte legate de achiziţiile publice, pentru că ele au început să aibă un caracter de regulă și, în opinia mea, afectează în mod semnificativ atât derularea procedurilor de atribuire, cât și implementarea ulterioară a proiectelor și chiar piaţa IT în general.

1. Cerinţe nejustificate cu privire la experienţa similară a ofertanţilor şi la profilul experţilor. Restricţionarea accesului competitiv la unele proceduri de atribuire este încă un fenomen des întâlnit, prin abuzul care se face la definirea experienţei „similare“ solicitate.
În multe situaţii, experienţa similară se transformă în experienţă „identică“, ceea ce este, în mod evident, restrictiv, pentru că limitează accesul la o procedură de atribuire pentru companiile care nu au mai executat cel puţin o dată un proiect identic. În cadrul licitaţiilor pentru proiecte de consultanţă am întâlnit frecvent această abordare incorectă, deoarece o companie care demonstrează experienţă generală în domeniul serviciilor de consultanţă și care demonstrează și că deţine experţi care au mai executat sarcini similare cu cele solicitate are toate calităţile pentru a executa cu succes un contract, chiar dacă este primul contract de acel fel pe care îl execută – în acest caz, experienţa experţilor este mult mai relevantă decât cea a companiei care îi angajează pentru un anumit proiect.
În alte situaţii, profilele experţilor solicitaţi sunt „croite“ special pentru a se potrivi mai bine unor experţi „agreaţi“, care astfel devin diferenţiatori critici pentru un anumit ofertant. O practică care a evoluat până la un nivel absurd este cea a utilizării unor cerinţe extravagante cu privire la certificările și colecţia de diplome pe care un expert trebuie să le posede pentru a fi considerat capabil să își îndeplinească rolul în proiect. Firmele au investit astfel în oameni pe care i-au trimis la cursuri de instruire dintre cele mai diverse, în dorinţa de a colecta cât mai multe diplome (și din domenii cât mai diferite), care să poată crea un avantaj competitiv în cadrul unor proiecte viitoare.

Restricţiile impuse recent de ANRMAP cu privire la factorii de selecţie au redus semnificativ aceste practici, însă ele continuă să existe. Ceea ce toţi beneficiarii de fonduri nerambursabile trebuie însă să reţină este că:
- o procedură de achiziţie astfel viciată, chiar dacă a trecut iniţial de filtrul ANRMAP și nu a fost nici contestată, are șanse maxime să fie considerată ca fiind restrictivă la momentul analizării cererilor de rambursare a cheltuielilor care au rezultat în urma respectivei achiziţii și să fie supusă corecţiilor financiare (toate dosarele de achiziţie sunt verificate de Autorităţile de management, direct sau prin contracte cu experţi externi și fac, de asemenea, obiectul auditurilor Comisiei Europene);
- o procedură de achiziţie care conţine astfel de cerinţe restrictive poate fi ușor contestată de potenţiali participanţi care se consideră discriminaţi, ceea ce generează întârzieri sau chiar anularea procedurii, ceea ce poate periclita întregul proiect și poate duce la rezilierea contractului de finanţare. De asemenea, chiar și în cazul în care contestaţiile, din diferite motive, sunt ulterior retrase, ele vor constitui un semnal de alarmă important pentru declanșarea unor controale viitoare;
- un potenţial ofertant care se consideră lezat în dreptul său de a participa la o procedură de achiziţie arbitrar restricţionată prin utilizarea unor cerinţe restrictive poate oricând transmite, anonim, o sesizare de neregulă direct la Autoritatea de Management sau la instituţia finanţatoare, ceea ce va declanșa automat o procedură de verificare ce poate duce la corecţii financiare sau chiar la retragerea finanţării nerambursabile.

2. Preţuri nesustenabile – reducerea semnificativă a numărului de proiecte disponibile, competiţia pentru supravieţuire a firmelor din domeniul IT într-un climat de criză economică și politică, dar și presiunea preţului pe care achizitorii o impun prin stabilirea unor ponderi excesive (mergând în mod frecvent până la 100%) a componentei financiare a unei oferte, în detrimentul componentei tehnice, au dus la o erodare continuă a bugetelor proiectelor și a marjelor de profit ale companiilor. Atribuirea proiectelor la valori de 50% din bugetele iniţiale a devenit o practică frecventă și am întâlnit personal cazuri de oferte financiare sub 10% din bugetele alocate și estimate iniţial. Efectele pe care astfel de practici le au asupra pieţei sunt profund negative pe termen lung, întrucât furnizorii intră într-o competiţie a preţurilor absurde care, pe termen scurt, se răsfrânge asupra beneficiarilor (furnizorii nu sunt capabili să implementeze proiectele la preţurile ofertate și reduc semnificativ calitatea serviciilor prestate, profitând și de prevederile vagi ale caietelor de sarcini elaborate de către beneficiari), iar pe termen lung va duce, inevitabil, la dispariţia furnizorilor care avansează astfel de preţuri nesustenabile, prin erodarea continuă a marjelor de profit. Comisiile de evaluare au aici un rol fundamental, întrucât sarcina lor nu este numai să îndeplinească formalitatea solicitării justificării preţurilor care se situează sub pragul de 85% din bugetul estimat, ci și să verifice cu responsabilitate răspunsurile și justificările (de multe ori formale și ele) prezentate de furnizori.

Lipsa sustenabilităţii financiare a cash-flow-ului proiectuluiCriza financiară, rezultatele negative ale auditurilor realizate la nivelul autorităţilor de management – care au dus la oprirea temporară a plăţilor pentru anumite programe operaţionale –, dar și lipsa personalului responsabil cu monitorizarea financiară a proiectelor la nivelul Autorităţilor de Management sau a Organismelor de implementare au dus la întârzieri majore de rambursare a cheltuielilor eligibile realizate în cadrul proiectelor. M-am confruntat personal cu întârzieri de peste 12 luni la onorarea cererilor de rambursare transmise în cadrul unor proiecte, ceea ce a pus o presiune semnificativă pe anumiţi beneficiari. Chiar dacă toţi beneficiarii finanţărilor nerambursabile își asumă susţinerea financiară integrală a proiectului până la momentul rambursării cheltuielilor eligibile, mulţi își programează în realitate numai o parte din banii necesari, bazându-se pe utilizarea sumelor care le vor fi rambursate pe perioada implementării proiectului. Un cash-flow de proiect astfel construit este însă sustenabil numai în cazul în care rambursarea cheltuielilor realizate se face la timp de către Autoritatea de Management. Afectaţi de întârzierile semnificative în procesul de rambursare, am întâlnit beneficiari care au stopat implementarea unor proiecte pentru care primiseră finanţare sau care au renunţat la semnarea unor contracte de finanţare noi, pe care le câștigaseră, din cauza dificultăţilor financiare pe care derularea contractelor de finanţare anterioare le generaseră.
Fără a avea pretenţia epuizării subiectului (care, din păcate, este extrem de generos în oferirea de exemple de proastă practică în domeniul implementării proiectelor cu finanţare europeană), mă voi opri la situaţiile semnalate mai sus și voi face o ultimă recomandare beneficiarilor de proiecte cu finanţare europeană: trataţi cu seriozitate implementarea unui proiect pentru care aţi primit finanţare nerambursabilă și nu uitaţi că un astfel de proiect poate fi auditat de către instituţiile finanţatoare până în anul 2023, 5 ani după închiderea oficială a programului operaţional în cadrul căruia proiectul a primit finanţare. Într-o asemenea perioadă de timp, orice conjunctură favorabilă care poate a dus la scrierea proiectului, la aprobarea acestuia sau la atribuirea unor proceduri de achiziţie publică se poate schimba în mod semnificativ și poate genera verificări și audituri având ca efect corecţii financiare semnificative, pe care Statul va căuta să le recupereze de la cei ale căror acţiuni sau inacţiune le-au provocat.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite