OCR, un anabolizant al birocraţiei
A utiliza documente electronice în fluxurile de lucru este mai ieftin, mai sigur şi, mai ales, mai eficient decât lucrul cu hârtii. Deşi beneficiile operării cu documente electronice sunt cunoscute şi demonstrate practic în zeci de implementări, valorificarea acestora nu este realizată pe deplin. Cel mai adesea ca urmare a economiilor păguboase realizate în faza de captură.
A utiliza documente electronice în fluxurile de lucru este mai ieftin pentru că stocarea documentelor în format electronic este mai puţin costisitoare în raport cu costurile pe care le implică administrarea şi menţinerea unei arhive fizice. Mai sigur, pentru că riscurile degradării, pierderii sau distrugerii unui document sunt cu mult mai mici în cazul documentelor electronice decât al celor fizice. Mai eficient, pentru că un document electronic poate fi identificat şi accesat mult mai rapid decât unul fizic, poate fi distribuit fără costuri suplimentare către un număr nelimitat de destinatari, permite lucrul colaborativ şi reutilizarea conţinutului fără a necesita un efort suplimentar etc.
Sunt argumente cunoscute şi intens popularizate de vendorii de soluţii de tipul EDM (Electronic Document Management) – şi nu numai –, probate prin numeroase implementări şi studii de caz. Cu toate acestea, nu foarte multe companii care au implementat proiecte de Document Management pot susţine şi proba faptul că valorifică cu eficienţă maximă aceste potenţiale beneficii.
Scanare şi doar atât
Motivele eficienţei reduse sunt numeroase, variate şi pot apărea la diferite niveluri. Însă, destul de frecvent, apar în etapa de captură a datelor, ca urmare a economiilor păguboase realizate la acest nivel.
La momentul actual, organizaţiile lucrează cu un volum din ce în mai mare de documente standardizate, iar numărul acestor forme creşte şi el în mod constant. Este cazul clar al instituţiilor din zona administraţiei publice, precum şi al celor din industria financiar-bancară şi al companiilor de asigurări. (Într-o măsură mai mică şi al celor din Utilităţi, Sănătate, Telecom, servicii etc.)
În aceste sectoare, lucrul cu documente „preconfigurate“ este un element-cheie în asigurarea eficienţei angajaţilor.
Fiind vorba de organizaţii care procesează constant volume semnificative de documente, beneficiile pe care le poate genera utilizarea unei soluţii de Document Management sunt evidente. Însă, deşi numeroase organizaţii au adoptat varii forme de management electronic al documentelor, nu toate acordă importanţa cuvenită etapei de captură, rezumându-se doar la scanarea acestor documente şi asocierea medatatelor (conform sistemului de indexare prestabilit) pentru identificarea respectivelor documente. Practic, se realizează o arhivă de imagini, indexată, dar în care nu pot fi realizate alte căutări decât cele pe baza medatatelor asociate fiecărui document electronic/imagini.
Ori, o astfel de abordare nu este cu adevărat eficientă. Este adevărat, este mai economică din punct de vedere al timpului alocat procesului de captură, al investiţiilor în software, hardware şi în dezvoltarea competenţelor necesare. (O discuţie separată va face subiectul apelării la serviciile unui furnizor extern pentru realizarea fazei de captură a documentelor.)
Dar, în timp, economiile realizate astfel pot fi compensate şi depăşite prin câştigurile de eficienţă la nivel operaţional. Pentru că, prin utilizarea soluţiilor de recunoaştere a textului, pot fi realizate căutări mult mai detaliate, iar timpul necesar identificării informaţiilor necesare scade sensibil. (Este mult mai rapidă identificarea unui cuvânt/expresii într-un document electronic cu ajutorul unui motor de căutare, decât realizarea aceleiaşi operaţiuni prin identificarea termenului/sintagmei căutate prin vizualizarea unor imagini.) Apoi, gradul de reutilizare a anumitor documente creşte considerabil – o ofertă veche poate fi actualizată rapid din doar câteva click-uri, fără a mai fi nevoie de reintroducerea unor pasaje întregi de text.
Poate părea bizară limitarea doar la scanare fără includerea fazei de recunoaştere a textului, dar este încă destul de frecventă, şi nu doar la nivel local. Potrivit unui studiu realizat anul trecut de AIIM (Association for Information and Image Management, organizaţie profesională globală înfiinţată în 1943), dintr-un total de 324 de companii care au participat la cercetare, 88% scanează documentele cu care operează, însă doar 32% din acestea utilizează aplicaţii de recunoaştere a textului, tip OCR (Optical Character Recognition). Şi deşi 42% din subiecţii care au participat la studiu au indicat faptul că documentele cu care lucrează au câmpuri de date completate manual, doar 12% utilizează aplicaţii de tipul ICR (Intelligent Character Recognition).
Costurile aferente
Avantajele oferite de utilizarea soluţiilor de tip Optical Recognition (OCR, ICR, OMR) în faza de captură sunt evidente. Dar, aşa cum am precizat, aceste beneficii nu pot fi atinse fără asumarea unor costuri – cele legate de aplicaţie în sine şi licenţe, dar şi de echipamentele cu care se realizează operaţiunea de recunoaştere a textului. Pentru că utilizarea unei soluţii OCR, de exemplu, nu presupune doar dotarea cu un scaner performant (adaptat necesitaţilor respectivei organizaţii, ţinând cont de rezoluţie, format, viteză etc.), ci şi un suport de procesare adecvat. Deşi nu este un aspect abordat frecvent – soluţiile de tipul Optical Recognition sunt mari consumatoare de resurse, acestea influenţând direct viteza întregului proces.
Este un aspect de care trebuie ţinut cont în evaluarea investiţiei iniţiale. Şi nu singurul. Costul licenţelor este şi el un subiect delicat, mai ales într-o companie mare, care rulează volme importante de documente. (În plus, aplicaţiile OR au un ritm activ de upgrade.) Acest inconvenient poate fi însă depăşit prin crearea unei structuri centralizate de procesare a documentelor, respectiv crearea unor birouri care să utilizeze licenţele şi dotările hardware alocate etapei de captură şi care să „alimenteze“ prin fluxuri automate de lucru toate departamentele.
Nu este o soluţie teoretică, ci una cât se poate de practică. Dar care impune o reorganizare operaţională, modificarea unor fluxuri de lucru şi – nu în ultimul rând – o schimbare de mentalitate. Rezultatele însă, după cum o demonstrează practica, merită.
Tags: Document Management, OCR, Captura, OMR, ICR, EDM, Electronic Document Management
Parerea ta conteaza:
(0/5, 0 voturi)