Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

ECM, soluția optimă pentru înfruntarea potopului informațional

27 Octombrie 2014




Inerentele provocări și căile de depășire
Evident că toate aceste beneficii nu vin fără niște costuri și riscuri aferente, iar bugetarea inadecvată este o problemă frecventă în proiectele ECM. O astfel de soluție nu poate genera rezultatele scontate dacă nu se prevăd bugete adecvate pentru etapele de: planificare, consultanță, design, testare, implementare, training, evaluare și îmbunătățire. În plus, la costurile cu echipamentele hardware, cu licențele și serviciile de consultanță, în costul total de proprietate (TCO) ar mai trebui incluse cele impuse de upgrade-ul infrastructurii existente, pentru ca aceasta să poată oferi performanța optimă; de serviciile de personalizare a sistemului ECM și integrarea acestuia cu aplicațiile informatice existente, precum și cele generate de numeroase alte operațiuni adiacente, cum ar fi: crearea de planuri de configurații, design-ul fluxurilor de lucru și al proceselor, conceperea de scheme de indexare, planurile de testare, digitizarea documentelor din arhivă etc.

Toate aceste elemente fac ca viteza de implementare a unui sistem ECM să fie una relativ scăzută, dacă beneficiarul nu dă dovadă de flexibilitate și dacă nu apelează la un partener de implementare cu experiență reală în acest domeniu, care să fie capabil să prevadă potențialele obstacole și să ofere rapid soluții de depășire a acestora. Prin aria mare de acoperire și numeroasele funcționalități incluse, proiectele ECM suferă în mod frecvent de pe urma schimbării, pe parcursul implementării, a obiectivelor stabilite inițial. De aceea, o recomandare unanimă este aceea de a identifica un consultant cu experiență și de a stabili un plan detaliat de implementare, care să fie respectat cât mai exact posibil.

Din această perspectivă, complexitatea unui proiect ECM poate fi gestionată mult mai ușor de către o echipă care are competențe solide în zona de Project management și care experiență în stabilirea și urmărirea strategiilor, obiectivelor și termenelor de predare, utilizând instrumente de măsurare a progresului, planuri de comunicare etc.

Un alt aspect important complementar comunicării în cadrul organizației, și care este adesea considerat minor, este cel al necesității unui training prelungit, care nu doar să preîntâmpine refuzul folosirii sistemului ECM de către utilizatorii finali, ci să crească nivelul de eficiență al modului în care acesta este folosit. Testarea repetată poate contribui major la acest aspect, precum și la reușita implementării, pentru că permite nu doar personalizarea și ajustarea aplicației la cerințele utilizatorilor finali, ci mai ales la nevoile reale ale organizației.

Ca în orice implementare IT complexă, care afectează întregul mod de funcționare al unei organizații, abordarea recomandată de către specialiști este cea a demarării cu un proiect de mici dimensiuni, care să permită familiarizarea cu problemele specifice, decât startarea unei implementări de mari dimensiuni, în care să se ardă etape și să se facă economii conjuncturale, care scad drastic eficiența soluției și compromit total proiectul.

Nu în ultimul rând, nu trebuie uitat faptul că ECM înseamnă, în principal, o strategie de abordare a managementului informațiilor în cadrul unei organizații, transpusă în practică prin intermediul tehnologiei. Legea lui Pareto poate fi aplicată și la problematica ECM, pentru că implementarea unui astfel de sistem complex reprezintă 80% strategie și doar 20% tehnologie.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite