Revista >> Numarul 92 [Ianuarie-Februarie 2007] >> ECM

Piata de Document Management asteapta boom-ul

Radu Ghitulescu

24 Februarie 2007

- cresterea productivitatii prin: eliminarea timpilor morti, reducerea timpului de cautare, reutilizarea informatiilor, viteza crescuta de accesare a datelor, posibilitatea procesarii automate a informatiilor

- reducerea riscului de pierdere a documentelor

- crearea unui mediu standardizat pentru introducerea de continut

- disponibilitate ridicata a informatiei, la nivelurile la care este nevoie de aceasta

- eficienta mai mare in manipularea informatiilor

- acces securizat la informatie pe baza unor reguli stricte

- reducerea spatiului, respectiv, a costului impus de arhivarea documentelor

- cresterea nivelului de interactiune cu cetateanul prin oferirea de informatii actuale, raspuns rapid la solicitarile acestuia (de exemplu, posibilitatea indicarii stadiului in care se afla o solicitare depusa) etc.

- nivel de transparenta sporit.

In plus, exista si posibilitatea, teoretica, a calcularii cresterilor de rentabilitate per angajat. Studiile indica faptul ca, in in mod uzual, aproximativ 80% din informatiile care circula in cadrul unei organizatii sunt informatii nestructurate, care nu se pot regasi in baze de date, formulare, rapoarte etc. Iar anual, 8% din documentele scrise se pierd din cauza erorilor de arhivare. In atare conditii, un manager aloca 50% din timpul sau de lucru managementului documentelor. Un alt studiu indica faptul ca un angajat consuma, in medie, intre 3 si 5 ore cautand diverse informatii. Estimand costurile per ora ale unui manager si ale unui angajat dintr-o companie, se pot deduce economiile teoretice pe care le poate aduce implementarea unei solutii de Document Management.