...
Primul pas in renuntarea la hartie
Primul pas in trecerea documentelor existente de pe suport hartie pe suport electronic este pentru multe dintre companii achizitionarea unui scanner. Alegerea scanner-ului potrivit si stabilirea unei strategii optime pentru migrarea documentelor in format electronic, este un factor determinant al succesului unei politici de document management si arhivare electronica.
Blocarile, timpii morti sau calitatea redusa pot afecta sau compromite total eficienta unui sistem de arhivare electronica.
Astfel se impune o analiza atenta a procesului de achizitie a unui scanner. Printre elementele ce trebuie avute in vedere se afla in mod necesar: volumul de documente si tipul acestora, tipurile de aplicatii ce vor lucra ulterior cu aceste documente electronice precum si modul de lucru, centralizat sau pe departamente.
Analiza volumului de documente ce urmeaza a fi procesate trebuie sa ofere in final o medie zilnica, insa nu trebuie ignorata aparitia unor momente de sarcina maxima in timpul carora echipamentul trebui sa fie functional. in general in alegerea unui echipament de acest gen se aplica regula lui 33% timp mort (nr. pag/min x nr. de minute/ program x 66% timp real de functionare) de exemplu 20ppm x 480 x 66%=6300. De asemenea trebuie tinut cont si de o posibila crestere a volumului.
Tipul documentelor scanate influenteaza poate intr-o masura mai mare alegerea echipamentului. Astfel se pune problema daca este vorba de text, grafice, imagini, daca este nevoie de un echipament color, daca documentele trebuie scanate fata-verso, ce dimensiune au, ce stare, daca sunt file volante sau daca sunt legate in brosuri sau carti. Raspunsurile date acestor intrebari va vor directiona pe rand catre alte tipuri de echipamente.
La fel de important este sa stiti ce veti face cu documentele rezultate: o simpla arhivare sau o procesare mai complexa. in cazul unei procesari ulterioare trebui sa stiti daca veti folosi un software OCR pentru recunoasterea caracterelor sau alte aplicatii specifice si daca scannerul pentru care optati ofera suport acestora.
Dincolo de activitatea ce urmeaza a se desfasura sunt cateva informatii esentiale care trebuie cunoscute la un scanner: modul de preluare a hartiei, procesarea imaginii si interfata disponibila.
Echipamentele flatbed sunt dedicate documentele «legate» carti, brosuri sau care sunt foarte delicate insa presupun multiple operatiuni manuale si deci un flux de activitate relative incet.
Echipamentele ADF (AUTOMATIC DOCUMENT FEED) sunt ceva mai complexe, au o viteza mai mare si acopera in general formatul A3 si A4. Fiabilitatea acestora este foarte mare cand este vorba de documente sub forma unor file volante cu diverse densitati, deoarece tavile pentru alimentare au capacitati de peste 1-200 coli, ceea ce automatizeaza mare parte din activitate.
Tipul de procesare a imaginii poate de asemenea fi diferit: tipul CCD (Charge Coupled Device) utilizeaza o serie de lentile pentru obtinerea unei adancimi focale mai mari si implicit a unei imagini mai bune, in vreme ce tipul CIS (Contact Image Sensor) poate produce o imagine blurata daca documentul nu este bine intins. Exista bineinteles si versiuni mixte ce ofera atat o rezolutie interpolata, cat si optica, ideala pentru documente originale de calitate foarte scazuta.
Parerea ta conteaza: 
Ce mă aştept să īnvăţăm din această criză
