Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Arhivarea electronică, din nou în bloc-starturi

25 Aprilie 2008



După ce, în ultimii ani, a fost o adevărată Fata Morgana a MCTI-ului, Legea arhivării electronice pare să se apropie de forma ei finală. ANRCTI a anunţat recent ultima etapă de consultare publică, înainte de a definitiva normele tehnice şi metodologice. Optimismul actorilor din piaţa locală s-a temperat însă corespunzător, după atâţia ani de amânări.


La începutul lunii aprilie, Autoritatea Naţională pentru Reglementare în Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei (ANRCTI) a anunţat lansarea spre consultare publică a proiectului de decizie privind normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 a arhivării documentelor în formă electronică. Un anunţ aşteptat cu nerăbdare atât de principalii jucători de pe piaţa arhivării electronice, cât şi de potenţialii clienţi.
Anunţul ANRCTI respectă întru totul evoluţia Legii arhivării electronice - respectiv survine cu întârzierea cuvenită. (Conform punctului 2 din Articolul 27 din lege: „În termen de 3 luni de la data intrării în vigoare a prezentei legi, autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, în colaborare cu Arhivele Naţionale, va elabora reglementări şi metodologii în aplicarea prezentei legi“. Legea a intrat în vigoare la sfârşitul lunii mai 2007, deci au trecut nu trei, ci zece luni...) Dincolo însă de aceste „chiţibuşuri“, iniţiativa ANRCTI poate impulsiona încă neconcludenta piaţă locală de document management, în care singurele referinţe în domeniu sunt cele făcute de Asociaţia Naţională a Industriei de Software (ANIS) prin 2005. Atunci se estima că 10% dintre companiile româneşti deţin o soluţie de document management, spre deosebire de 30%, cât era media la nivel european la acea dată. (Au existat însă voci care au contestat estimarea ANIS, considerând nivelul de penetrare a soluţiilor de DM pe plan local mult mai mic.)

Semnale pozitive, estimări super-optimiste
Marele boom anunţat a avea loc odată cu intrarea în vigoare a Legii arhivării electronice nu pare să se fi produs. Există, ce-i drept, semnale din piaţă care confirmă o creştere constantă. Un astfel de semnal este succesul înregistrat de centrul de digitizare pe care Xerox l-a lansat la sfârşitul anului trecut şi care, conform oficialilor companiei, a contribuit la creşterea veniturilor companiei. Un alt exemplu elocvent asupra potenţialului pieţei îl reprezintă intrarea recentă (martie 2008) în România a companiei germane Elo Digital Office, companie specializată pe soluţii de Content Management. Deşi nu se aşteaptă la creşteri spectaculoase în primul an de activitate, Karl Heinz Mosbach, CEO al companiei, este încrezător în perspectivele de dezvoltare pe piaţa locală. Există semnale pozitive şi din partea companiilor româneşti, dar este vorba de un optimism bine temperat: „În ultimul an, Docentris a identificat o creştere a cererii pe piaţa românească de soluţii de Document Management, necesitatea implementării unei anumite soluţii ajungând pe lista de priorităţi a organizaţiilor“, susţine Radu Tomescu, product manager Docentris (fostă divizie de vânzări directe din cadrul companiei Scop Computers, specializată în vânzarea soluţiilor de procesare şi management al documentelor).
Este adevărat însă că estimările pozitive sau creşterile raportate din piaţă nu au atins nivelul ridicat de optimism manifestat la nivel oficial. Varujan Pambuccian, preşedintele Comisiei IT&C din Camera Deputaţilor şi iniţiatorul Legii arhivării electronice, declara la începtul acestui an, cu ocazia Forumului român de e-Guvernare, că: „În momentul în care vom şti clar cum putem păstra în deplină siguranţă şi pe termen lung documentele în formă electronică putem transfera în spaţiul digital tot ceea ce ţine de hârtie în relaţiile cu şi din interiorul administraţiei publice. (...) Trecerea de la documentele pe hârtie la documente în formă digitală va duce nu numai la reducerea masivă şi reală a birocraţiei şi la evitarea ghişeelor, ci şi la apariţia unor noi servicii private pentru companiile mici şi cetăţenii care nu au acces la calculator“.


Argumente incontestabile
Pentru a nu fi judecaţi drept pesimişti trebuie să recunoaştem că, într-adevăr, cel puţin la nivel teoretic, arhivarea electronică permite crearea, conservarea, consultarea şi utilizarea documentelor electronice arhivate, serviciu util marilor producători de documente, care scapă astfel de povara costurilor arhivării pe hârtie.
„O soluţie de Document Management beneficiază de returnarea investiţiei într-un timp foarte scurt. De exemplu, un salariat al unei companii de distribuţie din România câştigă, în medie, 350 de euro brut pe lună. Practica a dovedit că, în medie, un astfel de angajat petrece aproximativ o oră pe zi căutând un contract, un e-mail, o factură sau o cerere. Acest lucru înseamnă 2 euro/oră pierduţi, fără să mai luăm în calcul cât produce acel angajat în timpul respectiv. Ori, în atare condiţii, o companie cu 200 de angajaţi ajunge să piardă până la 8.800 de euro pe lună, în cazul în care arhiva fizică a documentelor este în aceeaşi locaţie cu sediul firmei. Dacă această companie are mai multe puncte de lucru situate la distanţă, sumele ajung să se dubleze. Totodată, o parte din documentele căutate nu mai pot fi regăsite, astfel încât este necesară refacerea acestora. În cazul în care documentul respectiv reprezintă un contract, pierderea acestuia poate aduce prejudicii mari companiei, indiferent dacă acest lucru înseamnă bani sau imaginea pusă în joc. Iar asta se întâmplă destul de frecvent - statisticile internaţionale demonstrează că 25% dintre documentele unei companii nu vor fi niciodată regăsite datorită arhivării deficitare“, susţine Radu Tomescu.
Conform reprezentantului Docentris, beneficiile „á la carte“ ale unei soluţii de Document Management rezidă în:
• Economie de timp la crearea şi regăsirea documentelor –50-90%
• Mărirea productivităţii - 20-30%
• Economii la gestionarea documentelor - 20-40%
• Micşorarea timpului ciclurilor de lucru - 20-40%
• Economii de spaţiu în birouri - 30-50%
• Mărirea satisfacţiei clientului - 30-50%.
În atare condiţii, Radu Tomescu susţine că: „O implementare de document management într-o astfel de companie, care poate ajunge până la 20-30.000 euro dacă se face şi implementarea unui flux de documente, poate fi amortizată într-un interval cuprins între 12 şi 18 luni“.

Dificultatea alegerii
După cum se vede, beneficiile obţinute de pe urma implementării unei soluţii de Document Management sunt greu de contrazis. Iar cum problema puterii financiare scăzute nu mai poate fi invocată (există, în afară de mediatizatele Fonduri Structurale, numeroase alte canale de finanţare care pot acoperi costurile unei implementări de DM) mai rămâne doar ca şi companiile locale să conştientizeze necesitatea acestora şi să facă o alegere în deplină cunoştinţă de cauză. Un deziderat dificil, alegerea nefiind facilă.
Astfel, în opinia lui Sorin Dumitru, project manager Xor IT Systems, „alegerea unei soluţii de captură de date (element esenţial pentru dematerializarea documentelor - n.r.) poate fi la fel de dificilă ca alegerea tehnicii de calcul, pentru că este permanent în schimbare, avansând ca tehnologie de la o zi la alta. În vederea alegerii celei mai bune soluţii de captură de date, trebuie realizată în prealabil o analiză a nevoilor companiei, prezente şi viitoare. În funcţie de aceste nevoi, compania se poate orienta către o infrastructură hardware «de birou» sau către una din gama profesională, ce poate face faţă unor capacităţi de lucru la nivel industrial. Există o corelare strânsă între soluţia software şi infrastructura hardware utilizată în procesul de captură.“
Toate aceste dificultăţi justifică demersul multor companii de a încredinţa serviciul de digitizare al volumelor mari de documente în format fizic unor firme specializate (vezi cazul Xerox). Externalizarea serviciilor de arhivare electronică poate reprezenta o soluţie pentru multe companii româneşti, soluţia ale cărei beneficii şi dezavantaje le vom dezbate în ediţia viitoare.



„Iniţiativa consultării publice pentru arhivarea documentelor în formă electronică lansată de ANRCTI este una firească şi utilă în acelaşi timp. Motivarea susţinută de această instituţie are baze solide şi reale – o soluţie de Document Management aduce mari beneficii într-un timp foarte scurt nu doar organizaţiilor ce lucrează cu o cantitate mare de documente, aplicaţiile de Document Management fiind utile şi într-un sistem monopost, gen cabinet notarial sau cabinet de avocatură.“
Radu Tomescu,
product manager Docentris



„Legea arhivării electronice este în vigoare de aproximativ un an de zile, din păcate incompletă şi fără a avea stabilită, până în prezent, o metodologie de aplicare. Este foarte bine că s-a început solicitarea de dezbateri publice privind acest domeniu, dar este totuşi destul de târziu. Ideal ar fi fost ca această lege să fie adoptată înainte de intrarea în UE, având în vedere faptul că făcea parte din cerinţele obligatorii de aderare la acest organism. S-ar fi creat astfel posibilitatea utilizării eficiente a fondurilor UE pentru deschiderea şi transparenţa în administraţie. În cazul de faţă, a trecut un an şi jumătate şi o să mai treacă, iar între timp noi o să pierdem timpul fără să accesăm nişte fonduri foarte utile.“
Sorin Dumitru,
project manager Xor IT Systems


Radu Ghiţulescu



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite