Revista >> Februarie 2009 [Nr. 112] >> Evaluation Center

Dă modulul Financiar-Contabil valoare unui ERP?

Gabriel Vasile

26 Februarie 2009

La nivel de submodule, orientarea este mai evidentă către separarea activităţilor contabile de cele financiare, tendinţă care se regăseşte în structura acestora. În general, zona financiară conţine submodulele orientate către gestionarea cash flow-ului, a operaţiilor cu banca, deconturi, rapoarte, avansuri, creanţe etc., iar zona contabilă către note contabile, rapoarte, conversie note contabile în IAS, operaţiuni periodice etc.

,,Am observat o scădere a interesului pentru operaţiunile financiar contabile din partea celor care iau decizia de achiziţie a unui ERP, mai importantă fiind informatizarea activităţilor «direct productive». În cazul sistemului ERP DataLight Enterprise al AttoSOFT, modulul Financiar-Contabil cuprinde un submodul de Management financiar, dedicat top-managerilor care nu ştiu contabilitate. Acest submodul evaluează valori contabile şi prezintă situaţii sintetice, care pot fi interpretate fără a fi necesare cunoştinţe contabile. Există două submodule: Contabilitate şi Indicatori financiari. În primul se centralizează informaţiile contabile din celelalte module (sau se operează manual, dacă se lucrează numai cu acest modul). În cel de-a doilea modul se vizualizează informaţiile de natură managerială (profit, pierdere, componenta cheltuieli, venituri, rate financiare).“

Iulian Stoicescu, Director General, Attosoft

Interfaţă prietenoasă sau înregistrări riguroase?
Una dintre dificultăţile comune apărute la implementarea unui ERP (dar şi a altor tipuri de aplicaţii) este schimbarea modului de lucru al utilizatorilor şi familiarizarea acestora cu interfaţa noului sistem. Modulul Financiar-Contabil vizează o categorie de utilizatori lipsiţi de un background tehnic şi pentru care adaptarea la noul sistem va fi inevitabil mai dificilă, chiar şi cu o sesiune intensă de training. Mai mult, operaţiunile financiar-contabile trebuie să respecte o anumită rigurozitate impusă atât de natura informaţiilor tranzacţionate, cât şi de stricteţea cerinţelor legislative. Astfel, ERP-ul, în general, şi modulul Financiar-Contabil, în special, trebuie să păstreze un echilibru între ergonomia interfeţei/simplitatea modului de lucru şi acurateţea înregistrărilor. Totuşi, în majoritatea cazurilor, ergonomia interfeţei este în general sacrificată pentru a permite efectuarea înregistrărilor cât mai aproape de normele contabile impuse de legislaţie.

,,Acurateţea înregistrărilor joacă un rol extrem de important în ceea ce priveşte încrederea utilizatorilor în soluţia Dynamics NAV. În acelaşi timp însă, este la fel de important ca fiecare utilizator să îşi poată configura sistemul astfel încât operarea să devină cât mai simplă şi mai rapidă. Ambele deziderate se pot obţine printr-o atentă configurare a interfeţelor în funcţie de tipul de operaţiune, respectiv în funcţie de necesarul de informaţii de care managerii au nevoie. Putem spune că cele două nu sunt obiective contradictorii, chiar dimpotrivă, o ergonomie ridicată favorizează acurateţea înregistrărilor.“ Genovel Iovu, Kepler.

,,Este important pentru utilizatori şi un criteriu de selecţie în alegerea aplicaţiei ERP. Principala problemă identificată la nivelul utilizatorilor este că formele ecran prin care se introduc documentele sunt percepute drept complicate, cu prea multe câmpuri. Este un «păcat» general al unui ERP, dat fiind gradul de generalitate pe care trebuie
să-l acopere. O altă problemă este legată de introducerea corectă a informaţiilor, respectiv forţarea utilizatorului să respecte anumite reguli. Există de multe ori aşteptări exagerate legate de «puterea» interfeţei de a forţa utilizatorul să respecte regulile interne ale companiei. Echilibrul trebuie să se regăsească la nivelul tuturor modulelor ERP, dar trebuie avut în vedere că în modulul Financiar-Contabil această cerinţă este critică, pentru că aici se introduc sau tranzitează cel mai mare număr de documente.“ Cristian Dinu, Chara Software

,,Ergonomia interfeţei reprezintă un element foarte important la nivel de utilizator, însă acurateţea înregistrărilor nu trebuie sacrificată niciodată în favoarea acesteia. De aceea, de cele mai multe ori, compromisul se face în favoarea corectitudinii înregistrărilor. Ergonomia este un element ce poate fi de cele mai multe ori uşor modificat sau adaptat cerinţelor, în schimb, fluxurile de documente, procesele şi validările care stau în spatele corectitudinii înregistrărilor se pot schimba doar în condiţiile modificărilor la nivelul organizării activităţilor companiei utilizatoare.“ Costin Baicu, TotalSoft

Automatizarea operaţiunilor contabile
Dincolo de integrarea datelor şi obţinerea unor rapoarte complete privind activitatea, ca beneficii generice ale implementării unui ERP, modulul Financiar-Contabil aduce, ca avantaj major, automatizarea operaţiunilor specifice într-un procent de până la 95%, în funcţie de gradul de personalizare a aplicaţiei. Automatizarea este posibilă prin gradul ridicat de repetabilitate a operaţiunilor financiar-contabile şi înseamnă aplicarea unor şabloane, existente în aplicaţie sau predefinite la implementare. Alături de creşterea vitezei de operare, această automatizare permite persoanelor fără cunoştinţe contabile să lucreze în aplicaţie, dar mai ales elimină erorile umane din anumite operaţiuni.

,,Un sistem ERP complet ar trebui să automatizeze într-o măsură foarte mare înregistrările contabile. Înregistrările contabile se fac, de obicei, pe baza unui document generat de un eveniment sau flux de business dintr-o companie. Atâta timp cât aceste evenimente sau fluxuri sunt standardizate şi clasificate în mod corespunzător, ele vor genera documente şi, respectiv, înregistrări contabile.“ Costin Baicu, TotalSoft

„Majoritatea operaţiunilor contabile (facturi clienţi, facturi furnizori, plăţi şi încasări, amortizări, înregistrări contabile specifice închiderii de lună/an) generează, în mod automat, articole contabile. De asemenea, descărcarea de gestiune, înregistrările diferenţelor de curs valutar sau operaţiunile periodice (facturi utilităţi, chirii, leasing etc.) sunt automatizabile.“ Genovel Iovu, Kepler

Cum orice activitate se poate traduce în „bani“, iar scopul companiilor este să producă profit, Departamentul Financiar-Contabil ocupă un loc important în structura oricărei organizaţii. Modulul omonim din componenţa sistemelor ERP permite acestor departamente să funcţioneze cu eficienţă maximă şi să poată oferi managementului suportul necesar în luarea oricărei decizii. Acest modul trebuie să fie primul pas în implementarea unui ERP şi necesită o atenţie deosebită atât în cadrul
activitării de dezvoltare a produsului software, cât şi în cadrul proiectului de implementare.