Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Administraţia publică, un balon de oxigen pentru piaţa locală de Document Management

26 Februarie 2009




În cazul administraţiei publice, prin implementarea unor astfel de aplicaţii se obţin o serie de avantaje specifice, care pot convinge „factorii de decizie“ în aprobarea unor asemenea investiţii. Iată doar câteva dintre acestea:
• optimizarea operaţiunilor interne;
• reducerea costurilor operaţionale;
• micşorarea timpului de răspuns la solicitările cetăţenilor;
• eliminarea erorilor umane;
• automatizarea proceselor şi fluxurilor interne;
• creşterea productivităţii individuale;
• eficienţă sporită în manipularea documentelor;
• disponibilitate crescută a informaţiei şi asigurarea transparenţei actului decizional;
• securitate sporită a accesului la informaţiei;
• scăderea costurilor generate de depozitarea şi administrarea arhivei de documente în format fizic.


Există deci argumente serioase şi care pot fi cuantificate financiar, un argument decisiv într-o pledoarie pe vremuri de criză. Dincolo însă de acest aspect, nu trebuie însă pierdut din vedere cel al câştigurilor de imagine, respectiv la nivelul indicelui de satisfacţie al cetăţeanului. Un exemplu concret: reducerea duratei de aprobare a unei cereri de la nivelul câtorva zile la câteva ore, prin standardizarea mediului de introducere a datelor, automatizarea fluxurilor de lucru pe care trebuie să le parcurgă respectivul document şi implementarea unor sisteme de verificare şi validare a fiecărei etape decizionale pe care acesta trebuie să o parcurgă. În cazul în care, din motive independente de sistem, nu se poate scurta timpul de emitere/aprobare a respectivului document, solicitantul poate urmări on-line permanent traseul pe care cererea sa l-a parcurs, putând interveni atunci când aceasta se blochează la un nivel al circuitului birocratic.
Toate acestea unt proiecte perfect realizabile, care au fost deja implementate în România, dar este adevărat că numărul acestora este insignifiant raportat la numărul total al instituţiilor publice. Dar poate că, în 2009, combinaţia criză mondială – fonduri structurale va accelera informatizarea administraţiei publice.


Structura unei soluţii de DM în administraţia publică
„În administratia publică, datorită modului de lucru, lucrul cu documente fizice este preponderent şi totodată un factor decisiv în viteza şi eficienţa desfăşurării activităţii de zi cu zi. Tocmai de aceea, un modul important al unui sistem de DM este cel de Registratură – prin care se realizează biblioteca electronică de documente şi transformarea registraturii clasice într-un birou virtual de preluare a acestora în sistem, iar introducerea documentelor poate fi făcută manual sau automat de către un operator prin preluarea acestora de pe anumiţi suporţi de stocare (hârtie, fişiere etc.) cu ajutorul unor echipamente de intrare (scanner, fax etc.).


Un alt modul la fel de important, poate chiar mai important, este cel de fluxuri de documente sau fluxuri de lucru. Modulul Workflow (fluxuril de lucru) – în care documentele care circulă în cadrul unei instituţii sunt generate, modificate şi distribuite pe trasee informaţionale prestabilite. În vederea automatizării procesului de repartizare a documentelor pe utilizatori, sistemele electronice de management al documentelor includ aplicaţii de flux, care determină cu precizie momentul în care se trimite un document, numărul de exemplare şi destinatarii.


Modulul Integrare şi Gestiune a Documentelor Electronice – sistemul de management al documentelor trebuie să cuprindă şi funcţionalităţi legate de securizarea şi criptarea documentelor şi integrarea aplicaţiilor utilizate cu celelalte subsisteme informatice existente în instituţie. Autentificarea şi securizarea eficientă a documentelor se pot realiza prin implementarea semnăturii electronice.


Nu în ultimul rând, modulul de Arhivare electronică permite crearea, conservarea, consultarea şi utilizarea documentelor electronice arhivate, prin intermediul unui sistem electronic. Acest serviciu este util tuturor celor care produc cantităţi mari de documente şi pot astfel să elimine arhivarea pe hârtie şi costurile de imprimare şi stocare.


Documentele arhivate în condiţiile legii, folosindu-se semnătura electronică, vor avea aceeaşi valoare juridică cu cele păstrate în format hârtie.“
Alexandru Baciu, Technology Sales Consultant Oracle România
O opinie din interior

Sevil Sumanariu, preşedintele Asociaţiei Naţionale a Informaticienilor din Administraţia Publică (ANIAP) şi şefa Departamentului IT al Consiliului Judeţean Constanţa, este de părere că, prin introducerea obligativităţii utilizării semnăturii electronice măcar în schimburile de documente dintre instituţiile publice, va fi accelerată şi penetrarea soluţiilor de Document Management în acest tip de organizaţii. „Nu din primul an (al introducerii obligativităţii utilizării semnăturii electronice – n.a.), dar cred că din al doilea an de la implementare rezultatele vor deveni vizibile. Vom scăpa astfel, într-o primă fază, de arhiva fizică de documente care circulă în interiorul instituţiei şi între instituţiile din administraţia publică. În relaţia cu cetăţeanul, care este beneficiarul final al serviciilor oferite de administraţie, aceste rezultate nu vor deveni vizibile foarte rapid. Să nu uităm că autorităţile locale operează anumite tipuri de documente cu un regim special, care necesită arhivare şi emiterea unui număr prestabilit de exemplare în format fizic, pe hârtie. De exemplu, în cazul fişelor de stare civilă, un exemplar merge la beneficiar, unul la emitent şi un al treilea la autoritatea imediat superioară, respectiv consiliul judeţean. Nu este singurul exemplu, mai există certificatul de urbanism, cel de construcţie – şi acestea se emit în format fizic pentru beneficiar. Este adevărat însă că, prin implementarea unor soluţii de Document Management, cetăţeanul va putea beneficia de servicii mai prompte, mai rapide şi de o transparenţă a actului birocratic.“
„Probabil cel mai important obstacol este durata creării deprinderii de a renunţa la hârtie şi a lucra electronic. Aceasta este explicabilă dacă ne gândim că oamenii au fost obişnuiţi cu un stil de lucru, cu nişte repere şi acum acestea se schimbă, este drept în beneficiul creşterii eficienţei activităţilor lor. Pentru mulţi, hârtia încă oferă un sentiment de siguranţă. Uneori apare la cei care ar trebui să folosească soluţia şi disconfortul de a le fi monitorizată activitatea mult mai atent, cu ajutorul facilităţilor oferite de soluţia de document management.“

Mihai Ianciu, director general al Diviziei
Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţii UTI


„Consider că soluţiile de DM sunt accesibile din punct de vedere financiar şi compatibile tehnic cu ceea ce au nevoie administraţiile, dar asimilarea business a unei astfel de soluţii este dificilă, pentru că oamenii nu sunt întotdeauna informaţi cu privire la avantajele unei astfel de soluţii şi nici pregătiţi să accepte o schimbare pe care nu o înţeleg. Principalul obstacol cred că îl reprezintă formalizarea fluxurilor de lucru la nivel de organizaţie şi implementarea lor la nivel individual. Probabil al doilea obstacol ca importanţă, este inerţia utilizatorilor în privinţa evidenţei electronice şi «puterea obişnuinţei» în modul de lucru cu hârtia.“

Florian Simionescu, manager Integrisoft


„Un obstacol frecvent, apărut după instalarea soluţiei de DM, constă în păstrarea unei părţi din vechile metode de flux al documentelor în format fizic. În acest caz, introducerea noului sistem este văzută de utilizatori ca o corvoadă în plus, ei nepercepând beneficiile sistemului şi neparticipând. O altă problemă importantă este reticenţa la schimbare la toate nivelurile.“
Alexandru Baciu, Technology Sales Consultant Oracle România


„Unul dintre cele mai importante impedimente în abordarea unei implementări în administraţia publică este reticenţa utilizatorilor la factorii de schimbare în mediul acestora de lucru, pe care un astfel de sistem o generează.“
„Privită de multe ori ca o presiune, modernizarea Administraţiei Publice stă la baza strategiei UE de a oferi un mediu colaborativ între instituţiile administrative. Implementarea acesteia implică utilizarea sistemelor informatice ca unealtă în asigurarea transparenţei, trasabilităţii şi responsabilităţii în interacţiunea cu cetăţeanul şi în relaţiile dintre diversele instituţii publice.“

Alin Bittel, director general Materna România



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite