Revista >> Martie 2009 [Nr. 113] >> Administratie publica

Document Management soluţia pentru eliminarea procedurilor birocratice

Ghitulescu Radu

23 Martie 2009

Unul dintre dezideratele Administraţiei Electronice, în formularea sa oficială, prevede utilizarea de către Administraţia Publică a aplicaţiilor informatice în scopul „eliminării procedurilor birocratice şi simplificării metodologiilor de lucru“, printre alte obiective. Soluţiile de gestiune electronică pot reprezenta un răspuns eficient la această cerinţă specifică. Iar oferta vendorilor locali este destul consistentă.

Utilizarea tehnologiei pentru eliminarea procedurilor birocratice a fost şi încă mai este un deziderat delicat, dacă am aborda problema din perspectiva fondurilor necesare, a interesului autorităţilor unităţilor administrativ teritoriale sau al reticenţei la schimbare a funcţionarului public. Dar nu imposibil, ţinând cont de capabilităţile tehnologiilor informatice şi de oferta din ce în ce mai nişată a vendorilor locali de soluţii IT, adaptată cerinţelor acestui sector.

Conjunctura actuală face ca sectorul public să devină un sector ţintă pentru vendorii de soluţii IT confruntaţi pentru prima oară cu scăderea semnificativă a volumului de afaceri. Criza economică şi limitările bugetare au redus drastic cererea mediului privat, iar programele de finanţare externe încep să conteze din ce în ce mai mult. O oportunitate de care se arată interesaţi şi vendorii de soluţii de gestiune electronică a documentelor. Pe de o parte, pentru că aplicaţiile de Document Mangament (DM) pot contribui semnificativ la eliminarea procedurilor birocratice şi simplificarea metodologiilor de lucru. Iar pe de altă parte pentru că procentul implementărilor este unul foarte scăzut (estimările actorilor din această piaţă sunt undeva în jurul a 4-5% soluţii de DM implementate).

S-ar părea deci că obstacolele amintite nu mai sunt de actualitate: bani se pot obţine, ofertă există, iar avantajele aplicaţiilor de management electronic al documentelor sunt demonstrate explicit de proiectele deja realizate.

Ar mai fi problema interesului, însă şi aici lucrurile par să evolueze rapid, dovadă fiind creşterea numărului de licitaţii pentru soluţii DM lansate de instituţiile Administraţiei Publice.

Beneficii, dar şi obstacole

Aminteam, generic, că o soluţie poate contribui la eliminarea procedurilor birocratice şi simplificarea metodologiilor de lucru în unităţile administrativ teritoriale. Concret, beneficiile pe care o astfel de soluţie le poate aduce în acest sector sunt:

• optimizarea operaţiunilor interne • standardizarea proceselor interne ale organizaţiei • alinierea tuturor procedurilor şi documentelor la o serie de standarde prestabilite
• reducerea costurilor operaţionale • micşorarea timpului de răspuns la solicitările cetăţenilor • eliminarea erorilor umane • automatizarea proceselor şi fluxurilor interne • creşterea productivităţii individuale • eficienţă sporită în manipularea documentelor • disponibilitate crescută a informaţiei şi asigurarea transparenţei actului decizional • actualizarea şi sincronizarea automată a tuturor informaţiilor din sistem în timp real • securitate sporită a accesului la informaţie
• scăderea costurilor generate de depozitarea şi administrarea arhivei de documente în format fizic.

Nu trebuie neglijat câştigul de imagine, respectiv creşterea nivelului indicelui de satisfacţie a cetăţeanului (un aspect sensibil din perspectiva edililor locali).

Există avantaje, dar, inerent, şi o serie de probleme specifice sectorului public, cele mai frecvente, din perspectiva vendorilor şi implementatorilor de soluţii DM, fiind: • obstacolele întâmpinate în formalizarea fluxurilor de lucru la nivel de organizaţie şi implementarea lor la nivel individual • reticenţa uzerilor în utilizarea evidenţei electronice şi durata depăşirii acestei etape • menţinerea (totală sau parţială) a vechilor metode de flux al documentelor în format fizic.

Ar mai fi de amintit şi păstrarea unui sistem dual de lucru, în format electronic şi fizic, ca urmare a faptului că, în conformitate cu legislaţia în vigoare, există o serie de categorii de documente care trebuie emise şi păstrate/arhivate în format fizic.