...
Dacă nu poţi măsura costurile, uită de valoarea tehnologiei informaţiei
În contextul necesităţii luării deciziilor de reducere a costurilor, multe companii încearcă să obţină răspunsuri la întrebări precum: Cât cheltuiesc pe tehnologia informaţiei? Cheltuiesc acolo unde este nevoie? Cheltuiesc sumele corespunzătoare?
Măsurarea costurilor suportate şi valoarea cu care a contribuit tehnologia informaţiei la afacere constituie o piatră de încercare pentru majoritatea directorilor executivi şi directorilor responsabili cu tehnologia informaţiei (IT). Aceasta se datorează faptului că există două tipuri de probleme extrem de diferite. Există costuri care adresează în principal problemele interne departamentului IT. Pe de altă parte, există costuri asupra cărora departamentul IT are un control mic, dar pe care le poate influenţa.
Problema costului
Există următoarea percepţie: costurile IT sunt costuri fixe şi valoarea acestora este dificil de gestionat. Simptomele tipice ale acestei probleme sunt: lipsa unui model al costurilor, aplicarea costurilor este necunoscută, proprietarii costurilor sunt dificil de determinat, alocarea costurilor este dificilă din cauza lipsei unui proces IT matur, a unei organizări IT imature şi a unei infrastructuri slab construite şi gestionate. Drept urmare, departamentul IT dintr-o companie este considerat proprietarul tuturor costurilor, dar fără nici o influenţă asupra modului în care acestea sunt cheltuite. În cele din urmă, nu există nici un cadru structurat standardizat pentru a înregistra costurile IT la un nivel de detaliu corespunzător, astfel că un model de costuri, o segmentare a costurilor, o delimitare a proprietarilor costurilor şi o alocare a costurilor sunt aproape imposibil de realizat.
Problema valorii
Departamentele IT se confruntă cu o presiune continuă din partea furnizorilor de a aduce îmbunătăţiri infrastructurii IT şi sistemelor IT, adesea fără vreo modalitate de a asocia aceste îmbunătăţiri beneficiilor afacerii sau fără a trece responsabilitatea costurilor implicate asupra afacerii. În plus, inovaţiile tehnice au creat o altă sursă de presiune pentru o mai bună performanţă IT. Multe servicii se schimbă devenind din opţionale obligatorii. Acest lucru a dus la o şi mai mare creştere a pretenţiilor în ceea ce priveşte necesităţile operaţionale ale companiei - mai rapid, mai ieftin, mai bine.
Care este răspunsul la aceste probleme?
Există câteva stări prin care un departament IT poate exista în relaţie cu costurile şi valoarea IT: Transparenţă, Responsabilitate şi Valoare.
1. Transparenţa implică definirea unui model şi a unui plan de conturi standard utilizat de departamentul IT, determinarea costurilor ascunse, administrarea activelor tehnologice şi identificarea indicatorilor necesari raportării costurilor IT. În definirea planului de conturi este necesară o vizualizare a intrărilor - sursa cheltuielilor IT, în funcţie de ieşiri – aria serviciilor, activităţilor la care au fost aplicate cheltuielile IT. Evaluarea nivelurilor curente ale costurilor IT, reducerea costurilor şi raţionalizarea portofoliului IT (de exemplu, eliminarea aplicaţiilor şi infrastructurii depăşite) pot deveni acum posibile.
2. În etapa „Responsabilitate” are loc identificarea proprietarilor costurilor IT şi stabilirea asocierilor între costurile IT şi procesele afacerii. Acest lucru implică gestionarea separată a cheltuielilor operaţionale şi a investiţiilor, aliniind cheltuielile IT cu procesele afacerii şi ajutând afacerea în realizarea beneficiilor. Pe baza acestor activităţi se poate defini o politică de cheltuieli, separând serviciile de infrastructură de serviciile IT specifice afacerii. Acum se poate institui cel mai bine procesul de reducere a costurilor.
3. În cele din urmă, raportarea costurilor IT se va concentra pe administrarea valorii, şi nu a costurilor, aşa cum era în trecut, pentru a reflecta această noua stare de înţelegere a administrării cheltuielilor IT şi împărţirii responsabilităţilor cheltuielilor IT.
Importanţa pentru afacere
Implementarea procesului de administrare a costurilor şi valorii tehnologiei informaţionale, atât în cadrul companiei în ansamblul său, cât şi specific în cadrul departamentului IT, ajută managementul companiei să identifice centrele de cost ale tehnologiei informaţiei şi să previzioneze impactul schimbării necesităţilor operaţionale asupra costurilor IT.
Obiectivul final este de a oferi afacerii şi departamentului IT procesele şi instrumentele necesare pentru a le permite să aibă cele mai productive discuţii şi să ia cele mai bune decizii legate de contribuţia IT la afacere. În cazul în care costurile şi performanţele IT nu sunt vizibile şi transparente, beneficiile tehnologiei nu pot fi niciodată demonstrate şi acest lucru este cu atât mai important cu cât investiţiile în tehnologia informaţiei în ariile cheie sunt necesare companiei.
Adela Crişan - Senior Consultant,
Departamentul de Consultanţă pentru
Optimizarea Performanţei, PricewaterhouseCoopers România
Tags: Opinia Consultantului, Adela Crisan, costuri IT, departamentul IT, PricewaterhouseCoopers Romania
Parerea ta conteaza: 
Asemanator
Riscurile tehnologiei informației, de la operațional la sistemic- Īn ce măsură se poate vinde legal un program pentru calculator second hand
- Protecţia datelor cu caracter personal şi serviciile de tip cloud computing
- Măsurarea performanțelor proiectelor complexe
- Provocarea implementării proiectelor IT cu finanţare europeană
- O nouă lume mai agilă
