UVT, catalizator al mișcării academice timișorene, își urmează calea spre cunoașterea aprofundată și trecerea către tehnologiile viitorului și ale noilor generațiiUniversitatea de Vest din Timișoara este astăzi cea mai dinamică instituție de învățământ superior din România, o universitate care se...
Presiunea dilatării timpului īn managementul de proiect
Adeseori, planul de proiect este perceput ca fiind numai o planificare a timpului în care anumite activităţi trebuie să se desfăşoare. Planul de proiect trebuie să reflecte însă şi alte componente precum scopul, costurile, resursele umane, calitatea, riscurile, achiziţiile şi comunicarea. Conform PMBOK (Project Management Body of Knowledge), planul de proiect este un document formal care îndrumă atât execuţia, cât şi controlul proiectului. În principal, el trebuie să faciliteze comunicarea, să documenteze ipotezele şi deciziile, scopul, costurile şi timpul de referinţă.
Din cauza acestei percepţii eronate, managerul de proiect pleacă la drum cu prima constrângere: timpul. Mai mult de atât, componenta de timp este câteodată singura vizibilă clientului, celelalte aspecte ale planificării putând fi ajustate fără a-l implica în mod direct. Prin urmare, modificarea planificării prin dilatarea timpului şi comunicarea noilor decizii devine o adevărată provocare. Aceasta este şi motivul pentru care managerii de proiect tind să nu renunţe la un termen agreat iniţial în speranţa că se va întâmpla o minune şi proiectul se va termina la timp. În majoritatea cazurilor miracolul nu se întâmplă. Extinderea estimării de timp se face în ultima clipă. În multe cazuri, acest ciclu se repetă, uneori spre insuccesul proiectului.
Monitorizarea permanentă a proiectului - factor critic de succes
Desigur, ideal este să previi, deoarece valoarea reală a monitorizării proiectului şi, în special, a monitorizării timpului este să observi orice întârziere cât mai devreme. Acest lucru oferă mai multe opţiuni de a rezolva problemele fără a afecta proiectul per ansambu. Orice întârziere contează, dar nu toate întârzierile necesită acţiuni corective. O variantă simplificată de a urmări întârzierile şi corectarea lor este exemplificată mai jos:
O întârziere a unei activităţi importante ridică o ofertă de corectare. Dacă oferta este refuzată, activitatea se ţine sub monitorizare specială până la îndeplinirea ei. A doua întârziere pe aceeaşi activitate necesită intervenţia managerului de proiect în încercarea de a rezolva problema şi a găsi soluţii pentru orice viitor risc de întârziere care afectează planificarea proiectului. A treia întârziere, la aceeaşi activitate, este suficient de semnificativă pentru a reconsidera planificarea şi a comunica această opţiune.
Un proiect care să se desfăşoare de la început până la sfârşit fără nici o schimbare este un proiect realmente utopic. Pe parcursul vieţii proiectului, o parte din activităţi vor necesita mai mult timp decât durata estimată, altele se vor termina mai devreme sau se vor desfăşura aşa cum au fost planificate. Într-un proiect care implică mai multe activităţi, asemenea întârzieri şi accelerări tind să se anuleze una pe cealaltă. Însă, chiar şi atunci când se alocă o marjă de timp de 10-15%, contextul nu este întotdeauna favorabil şi apar schimbări ce pot afecta estimarea anvelopei de timp, iar replanificarea parametrilor de referinţă este obligatorie.
În pofida tuturor presiunilor, a respecta un termen cu orice preţ, prin modelarea altor componente ale planului de proiect nu este totdeauna cea mai potrivită soluţie. O corecţie excesivă pe alte componente poate face ca abaterea să se amplifice, iar un scenariu ar fi acela în care sunt aduse resurse suplimentare pentru a proteja estimarea de timp şi penalităţile contractuale. Această investiţie în resurse umane poate duce la situaţia în care educarea noilor resurse şi integrarea lor în proiect să afecteze serios bugetul şi chiar timpul.
A reacţiona adecvat la o întârziere de timp este critic pentru succesul proiectului. Dacă soluţia cea mai potrivită înseamnă extinderea termenului estimat iniţial, atunci alegerea de a o implementa este alegerea corectă. Deşi o dilatare a timpului este văzută în exteriorul proiectului ca un insucces, iar o contractare ca un succes, în fapt ambele modificări sunt corecţii ale planului de proiect care a fost subestimat, respectiv supraestimat pe componenta de timp.
În concluzie, arta managementului de proiect constă şi în a aprecia just măsura în care sunt corectate abaterile fără un impact major asupra tuturor parametrilor de referinţă.
Monica Mateescu
Senior Consultant
Green Light Grup
Parerea ta conteaza: 
Asemanator
Noua versiune SAP Business One ofera functionalitati extinse pe zona de Intelligent Forecast- Cegeka aduce īn Romania European Agile Tour
- Oracle a anuntat lansarea Primavera Portfolio Management
- 6 greșeli frecvente care se fac īn proiectele IT
- Teamnet anunta un parteneriat strategic cu PMI Romania Chapter
- PMP īși caută eligibilitatea īn Romānia
