Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Document Management, accelerator pentru birocraţia locală

26 Septembrie 2009




• o optimizare a operaţiunilor interne, prin standardizarea proceselor interne şi crearea unui standard pentru toate documentele create;
• reducerea costurilor operaţionale, prin automatizarea unor serii de procese şi fluxuri interne;
• micşorarea timpului de răspuns la solicitările cetăţenilor;
• eliminarea erorilor umane în procesarea formularelor şi documentelor venite de la cetăţeni şi din cadrul instituţiei;
• creşterea productivităţii individuale;
• eficienţă sporită în manipularea documentelor;
• disponibilitate crescută a informaţiei şi asigurarea transparenţei actului decizional;
• securitate sporită a accesului la informaţie;
• scăderea costurilor generate de depozitarea şi administrarea arhivei de documente în format fizic.


Avantajele, după cum se poate observa, nu sunt deloc puţine. Câştigurile pe planul eficienţei operaţionale sunt consistente, la fel ca şi economiile pe care le poate genera utilizarea unei astfel de soluţii – ambele fiind priorităţi absolute în actualul context economic.


O abordare centrată pe cetăţean

Teoretic, aceasta ar trebui să fie direcţia de dezvoltare urmărită în implementarea unei soluţii de management al documentelor în format electronic în cadrul unei instituţii publice. Practic însă, strategia variază funcţie de priorităţile respectivei instituţii, care se poate axa, de exemplu, pe creşterea eficienţei operaţionale a funcţionarilor, dar care va avea ca efect inerent şi ameliorarea calităţii serviciilor oferite cetăţenilor.


Astfel, crearea, într-o primă etapă, a unei arhive electronice a documentelor (cu un sistem de indexare complet), corelată cu dezvoltarea unei aplicaţii de registratură electronică a documentelor (prin intermediul căreia documentele în format fizic pot fi convertite în format electronic) aduc câştiguri considerabile de eficienţă în munca funcţionarilor publici. Se elimină asfel timpii de căutare şi identificare a informaţiilor necesare, rezultând servicii mult mai prompte.


Ulterior, prin automatizarea proceselor de distribuire a acestor documente şi crearea de fluxuri de informare şi avizare/aprobare se poate atinge un randament net superior vechilor modalităţi de lucru cu hârtia. Iar completarea acestor
elemente cu o soluţie de tip portal asigură transparenţa actului decizional, un element esenţial în modernizarea actului birocratic.


Specialiştii recomandă însă ca abordarea acestor proiecte să se realizeze etapizat, pe departamente, în funcţie de importanţa activităţii acestora, urmând ca, ulterior, procesul de implementare al soluţiei de document management să se extindă la nivelul întregii instituţii. Această abordare are avantajul de a permite o integrare mult mai coerentă a soluţiilor DM cu restul aplicaţiilor informatice din cadrul unei instituţii administrative, astfel încât să corespundă optim necesităţilor acesteia.


De la teorie la practică

... este drum lung. Pe care unele unităţi din administraţia publică centrală, dar şi locală l-au parcurs deja. Cu succes, după cum o pot demonstra proiectele IT din primăriile municipiilor Oradea, Focşani, Sibiu şi Consiliul Judeţean Constanţa, Timiş sau Braşov. A căror experienţă pozitivă ar putea fi extinsă rapid la nivel naţional prin adoptarea modelelor de „best practices“ realizate de acestea.


Însă, pentru ca eficienţa acestor demersuri să fie optimă, efortul ar trebui susţinut coerent la nivel central (Ministerul Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale, Ministerul Administraţiei şi Internelor etc.), în cadrul unei politici naţionale de informatizare a administraţiei publice structurate pe baza şi cu ajutorul principalilor actori implicaţi. Din păcate, în ultimii 10 ani, viziunea oficială a guvernanţilor a suferit modificări constante, nereuşind să ofere un suport coerent în acest sens.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite