UVT, catalizator al mișcării academice timișorene, își urmează calea spre cunoașterea aprofundată și trecerea către tehnologiile viitorului și ale noilor generațiiUniversitatea de Vest din Timișoara este astăzi cea mai dinamică instituție de învățământ superior din România, o universitate care se...
Când şi cum se startează un proiect de Document Management (I)
Soluţiile de Document Management nu au atins încă, pe piaţa românească, gradul de penetrare şi popularitate pe care îl au, de exemplu, aplicaţiile de tipul ERP. Cu toate acestea, atât mediul privat, cât şi cel public încep să manifeste un interes sporit faţă de acest tip de soluţii. Pentru a afla cât de consistent este acest interes, cât de bine este conştientizată nevoia de sisteme de management al documentelor la nivelul potenţialilor clienţi, dar mai ales când şi cum consideră aceştia necesar să starteze un proiect de Document Management, am invitat în cadrul unei dezbateri realizate de revista noastră câţiva dintre principalii actori care activează pe această piaţă. Au răspuns cu amabilitate solicitării noastre: Mădălina-Manon Şerbănescu, Business Development Manager Information Management Business Solutions – Star Storage, Claudiu Borşan, Country Sales Manager – ELO Digital Office, Tudor Popa, Technology Sales Consultant – Oracle România, Radu Ionescu, Director Vânzări – Docentris, Cristian Apa, Information Management Sales Representative – IBM România, Theodor Dumbravă, Business Process Solutions Development Manager – Xerox România şi Republica Moldova, Viorel Delinschi, Business Development Manager Information Management Business Solutions – Star Storage, şi Alin Niţă, General Manager – FivePlus Solutions.
GV: Din perspectiva experienţei cumulate de dvs. în proiectele realizate, vizavi de solicitările clienţilor, când apare momentul în care o companie ar trebui să-şi dea seama că are nevoie de o soluţie de Document Management (DM)?
Claudiu Borşan, ELO Digital Office: Eu consider că acest moment este cel în care se pierde primul document sau prima informaţie vitală pentru business-ul acelei companii. Atunci când un angajat răspunde la o solicitare spunând: „Nu găsesc acel document!“ sau în momentul în care, atunci când ai nevoie de o anumită informaţie, aceasta îţi este livrată în peste 24 de ore. Dacă este vorba de un raport, o statistică sau un proiect, care trebuie pregătit, este de înţeles că e nevoie de timp. Dar atunci când este vorba de o informaţie, care există în companie, şi nevoia de această informaţie este stringentă, iar răspunsul întârzie să apară, atunci este evident că respectiva companie are nevoie de o soluţie de DM.
Radu Ionescu, Docentris: În mod normal, o companie are nevoie de o soluţie de DM chiar de la începutul activităţii ei. Cred că orice companie, oricât ar fi de mică, indiferent de numărul de angajaţi, clienţi etc., poate avea nevoie de o astfel de soluţie. Printre clienţii noştri se numără şi companii cu un număr redus de angajaţi, dar care rulează un volum mare de documente. Alte situaţii: birouri mici sau reprezentanţe, care au conţinut de informaţii ce trebuie să poată fi accesat şi de către firmele-mamă, aflate, de obicei, în străinătate. Deci, din acest punct de vedere, nu aş vedea o limitare la momentul înfiinţării firmei sau la dimensiunea companiei. Desigur, pentru firmele mari, mature, o soluţie de DM este o prioritate, dar aceasta nu exclude din ecuaţie IMM-urile.
Cristian Apa, IBM: Aş spune că necesitatea unei soluţii de DM este derivată dintr-un cumul de factori. Nu putem vorbi numai de volum sau de cerinţe foarte punctuale, sunt mai mulţi factori care contribuie la conturarea acestei nevoi. Iar dacă privim această problemă din perspectiva tipului de date care există în corporaţii, indiferent de dimensiunea acestora, conform analiştilor de piaţă, avem între 80 şi 90% dintre informaţii sub forma unor documente nestructurate. Statisticile demonstrează că, o dată la doi ani, volumul de informaţie stocată în cadrul unei companii se dublează. În aceste condiţii, firmele se confruntă cu următoarea situaţie: dispun de o cantitate uriaşă de date – şi subliniez date, nu informaţii – din care nu sunt capabile să extragă informaţia. Astfel, implementarea unui sistem de DM nu rezolvă doar nişte aspecte punctuale, ci răspunde unei cerinţe fundamentale, respectiv aceea de a livra acea informaţie de business în context şi în timp. Or, pentru a atinge valoarea maximă, o informaţie trebuie livrată într-un anumit interval de timp, dar acest lucru trebuie făcut luând în calcul contextul. Mai mult decât atât, este foarte important ca destinatarul, cel care primeşte informaţia, să poată avea încredere în calitatea livrată. Exemplul cel mai la îndemână şi, cred, cel mai curent: dacă caut o factură, iar aceasta lipseşte, trebuie să fiu sigur că lipsa sa înseamnă faptul că respectivul client nu a plătit-o şi nu că factura respectivă nu a putut fi regăsită în arhivă. Este un aspect foarte important – în peste 50% din cazuri problema încrederii în informaţii este pusă la îndoială de către managerii care trebuie să ia decizii pe baza acestor informaţii livrate. Din acest punct de vedere, există o necesitate reală, inclusiv pe piaţa din România. Problema pe care, însă, ar trebui să ne-o punem cu toţii este: cât se conştientizează această necesitate? Trebuie să facem o distincţie clară între faptul că există o astfel de necesitate şi conştientizarea ei, şi trebuie văzut cât este dispus să plătească un client preţul unei soluţii informatice capabile să rezolve problema specifică DM.
Viorel Delinschi, Star Storage: Aici putem interveni noi, dezvoltatorii şi furnizorii de astfel de soluţii şi servicii, pentru a ajuta companiile să conştientizeze nevoia, dar şi riscurile la care se supun fără o astfel de soluţie. Este nevoie de acest demers, pentru că, în general, valoarea informaţiilor este subevaluată, iar adevărata lor valoare apare în momentul în care, de exemplu, are loc un incident de natură să prejudicieze integritatea acestora – un dezastru natural, un incendiu etc. Sunt fenomene care pot distruge total majoritatea informaţiilor stocate pe suport clasic, pe hârtie, iar în astfel de cazuri nefericite, urmările sunt foarte dure putând ajunge până la dispariţia companiei din piaţă.
GV: Această nevoie este generată intern sau sub presiunea unor factori externi, cerinţe precum audit, reglementări, legislaţie etc.?
Tudor Popa, Oracle: Eu cred că, în primul rând şi în marea majoritate a cazurilor, nevoia implementării unei soluţii de DM este generată intern. Desigur, există partea legislativă, care ajută în demersul de aliniere la o serie de cerinţe, dar eu cred că nevoia internă este mult mai importantă. Dacă ştii că nu ai automatizate anumite procese de activitate, dacă se conştientizează timpul pierdut plimbând hârtiile sau dosarele, pentru a obţine aprobarea anumitor documente, atunci într-adevăr se înţelege valoarea unui astfel de sistem, care îţi poate permite să fii cu un pas înaintea concurenţei. Până la urmă, scopul oricărei companii este de a face profit, iar pentru aceasta soluţiile sunt fie de a reduce costurile, fie să creşti viteza de accesare a informaţiilor importante, astfel încât să poţi lua o decizie mai repede.
Sectorul public are nevoie de modele de business eficiente
G.V.: Care este situaţia în zona publică, unde nu putem vorbi de profit, ci de alţi indicatori?
Alin Niţă, FivePlus Solutions: Aici cerinţele au început să apară mai mult ca o presiune de aliniere la cerinţele Uniunii Europene, cerinţe care vizează toate instituţiile statului. Un exemplu concret este reprezentat de partea de petiţii, care pot fi depuse de către orice cetăţean – în acest caz, reglementările UE prevăd un anumit timp de rezolvare pentru fiecare tip de petiţie depus. Ori, dacă se urmează algoritmul clasic – depunerea la ghişeu, trimiterea petiţiei prin poştă, aşteptarea răspunsului etc. –, se pierde foarte mult timp şi se iese cu totul din tiparele impuse de UE şi din termenul dat de legislaţia românească pentru soluţionarea unei petiţii.
Parerea ta conteaza: 
Asemanator
- Nu exista articole asemanatoare.
Alte articole scrise de Redactia
Tara care nu isi doreste un popor educat?- Marilen Pirtea, rectorul UVT: „Educația antreprenorială apare ca o oportunitate de modernizare, diferențiere și reconectare cu societatea și nevoile comunității locale”
- Universitatea Tehnică de Construcții București lansează campania de admitere 2026 „Lumea e Work in Progress” și îi invită pe tineri să construiască lumea în care vor să trăiască
- Rectorul UVT, Marilen Pirtea, despre riscurile Inteligenței Artificiale: „Fără cadre instituționale clare, utilizarea Inteligenței Artificiale poate încuraja accelerarea proceselor care golesc de sens învățarea”
