UVT, catalizator al mișcării academice timișorene, își urmează calea spre cunoașterea aprofundată și trecerea către tehnologiile viitorului și ale noilor generațiiUniversitatea de Vest din Timișoara este astăzi cea mai dinamică instituție de învățământ superior din România, o universitate care se...
SIVADOC-ordine in documente
Gestionarea si comunicarea intr-un mod structurat si eficient a informatiilor in cadrul unei organizatii este o activitate complexa si dificil de realizat, dar reprezinta una dintre bazele functionarii organizatiilor. Siveco Romania si-a propus sa asigure buna functionare a tuturor activitatilor unei companii si de aceea ofera pietei romanesti SIVADOC, o platforma care unifica oamenii, procesele si informatia, in scopul fluidizarii circuitului documentelor, facilitarii accesului la informatii dar si al protejarii impotriva accesului neautorizat.
Necesitatea unei aplicatii pentru managementul documentelor
Exista mai multe aspecte care impun utilizarea unui astfel de produs, insa cele mai evidente ar fi: evitarea sincopelor in trasmiterea fizica a documentelor, reutilizarea informatiilor existente, adaptarea la cerintele tehnologice ale partenerilor, promovarea unei imagini coerente si consitente dar si necesitatea incadrarii in anumite standarde. Orice aplicatie de document management trebuie sa aiba in vedere: registratura electronica, Managementul documentelor de uz curent–indexare, versionare, procesare pe flux, control al accesului, mecanisme de regasire, managementul documentelor din arhiva organizatiei – digitizare, indexare, mecanisme de regasire, control al accesului, interval de pastrare.
Facilitati oferite de SIVADOC
SIVADOC asigura organizarea si controlul accesului la documentele din arhiva prin acordarea de drepturi de acces stricte, indiferent de natura documentelor si de modalitatea de intrare a acestora in sistem:
Modalitatea de organizare a documentelor organizatiei este arborescenta, in sertare, dosare si documente, asemanatoare unui sistem de fisiere standard si ofera flexibilitate pentru adaptarea perfecta la necesitatile practice si preferintelor utilizatorilor.
Arhivarea documentelor
Mecanismele de arhivare oferite de sistemul SIVADOC functioneaza in conformitate cu cerintele exprimate in reglementarile in vigoare. Este posibila transpunerea documentelor din fondul arhivistic al organizatiei in format electronic, optiune care asigura reducerea spatiului de stocare dar mai ales siguranta pastrarii arhivei. Utilizand modul clasic de arhivare a documentelor, in format tiparit, recuperarea informatiilor; in situatii de calamitati (inundatii, incendii) devine aproape imposibila.
Generarea documentelor in formate standardizate
Fiecare dintre organizatii utilizeaza diverse formate standard pentru realizarea anumitor documente. Crearea documentelor bazate pe aceste formate standard devine foarte simpla, prin utilizarea mecanismului de generare automata a documentelor. Astfel, in sistem sunt incarcate sabloane de documente care corespund anumitor tipuri de documente create in cadrul activitatilor desfasurate. In momentul in care un utilizator va dori sa creeze un nou document care sa respecte un anumit format standard, nu va trebui decat sa selecteze din lista de tipuri de documente pe cel potrivit, sa completeze cateva informatii, dupa care sistemul va genera automat noul document respectand formatul stabilit anterior prin sablonul corespunzator.
Parerea ta conteaza: 
Info World punctează în programele de finanţare ale Comisiei Europene
