Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Principii īn bugetarea proiectelor

31 Mai 2010



Aţi auzit vreodată formularea „banii fac lumea să se învârtă”? Ei bine, în managementul de proiect, dacă bugetul proiectului este generos, atunci livrarea acelui proiect se realizează mult mai uşor. O abilitate-cheie pe care managerul de proiect e necesar să o aibă în zilele noastre este aceea de a estima rapid şi precis costurile proiectului.

În esenţă, bugetul proiectului este suma de bani necesară pentru obţinerea proiectului livrat. Mulţi manageri de proiect aflaţi la început de drum uită pur şi simplu că estimarea costurilor unui proiect nu se poate face decât după ce au fost stabilite alte câteva lucruri: un plan de proiect, o listă clară a resurselor care vor fi folosite în cadrul proiectului, managementul cerinţelor, o cifră aproximativă a bugetului alocat proiectului. Odată ce aveţi toate aceste informaţii, puteţi să începeţi estimarea privind costurile proiectului. Cerinţele incomplete sunt deseori motivul principal pentru care proiectele eşuează. Identificarea cerinţelor şi determinarea cu acurateţe a ceea ce trebuie să livreze proiectul la finalizarea sa reprezintă baza succesului în derularea proiectelor.


O întrebare care vă va fi adresată foarte des de către finanţatorii proiectului este cea referitoare la durata şi costul proiectului. Vă vor cere doar o cifră aproximativă, ca să-şi facă o idee. Fiţi foarte atenţi, pentru că puteţi cădea în capcană. Dacă veţi avansa o sumă mare, vă vor privi îngroziţi, ceea ce vă va obliga să scădeţi imediat cifra. Dacă le comunicaţi o sumă mică, vă faultaţi, practic, singuri. Orice cifră estimativă va fi înţeleasă de către finanţatori ca fiind costul real al proiectului.


Alegerea echipei este esenţială. Sunt şanse mari ca un membru al echipei să fi lucrat într-un proiect similar, experienţa acestuia fiind vitală în estimarea costurilor proiectului.


Ţineţi cont de experienţa specialiştilor

În activitatea de estimare şi control al costurilor este bine să fie implicaţi alături de contabili şi ceilalţi specialişti care vor participa la proiect. De obicei, aceştia din urmă deţin informaţii actualizate şi foarte precise privind costurile unor materiale, echipamente, servicii ce fac obiectul proiectului. În această etapă, managerul de proiect poate face două mari greşeli: supraevaluarea sau subevaluarea bugetului. Ambele sunt greşeli ce s-au dovedit fatale pentru succesul proiectelor. Supraevaluarea poate să apară atunci când echipa de planificare adoptă un ton pesimist privind evoluţia costurilor pe perioada derulării proiectului. Astfel, aceasta va adopta valori acoperitoare, dar care vor conduce la un buget mare şi şanse minime de câştigare a concursului sau licitaţiei. Subevaluarea poate să conducă într-o primă fază la câştigarea licitaţiei. Problemele vor apărea pe parcursul derulării proiectului, activităţile fiind subfinanţate. Ca urmare, nu se vor putea achiziţiona în întregime echipamentele necesare, materiile prime şi subansamblele, personalul va fi prost plătit şi, ca atare, va deveni neinteresat în realizarea sarcinilor ce-i revin. Toate acestea conduc la stres şi, în final, la eşecul proiectului.



Atenţie la inflaţie şi cursul valutar!

Cu cât sunt mai clar definite obiectivele finale, cele parţiale şi modul în care acestea sunt realizate, cu atât este mai uşor de făcut o estimare realistă. Apare uneori necesitatea schimbării modului de proiectare sau de realizare a unor componente, etape sau faze. Se vor modifica deci şi costurile estimate pentru etapele următoare. Noile estimări devin noul punct de reper pentru analizele de evaluare a performanţei şi de control al costurilor. În cazul proiectelor mari, care includ un grad mare de incertitudine provenită din sfera tehnologiei, fiecare fază este estimată, bugetată şi evaluată separat.


Din cauza schimbărilor din mediul social pot apărea uneori problemele deosebit de importante. Creşteri ale costurilor greu de anticipat pot avea ca motiv anumite mişcări sindicale sau greve în sectoare care aparent nu au nimic în comun cu proiectul în cauză, dar care afectează indirect realizarea unor activităţi sau faze ale acestuia. Nu se pot face la timp anumite achiziţii, livrări sau plăţi, rezultând o blocare a activităţii în anumite zone de lucru. Un alt factor important îl constituie cultura organizaţională. Consorţiile ce apar la realizarea unui proiect aduc laolaltă o serie de organizaţii ale căror culturi şi metode de management diferă. Toate acestea trebuie armonizate astfel încât performanţa să nu fie afectată.


Rata de schimb valutar şi inflaţia sunt doi factori economici care afectează substanţial estimările costurilor. Aceşti factori pot modifica, atât în mod direct, cât şi indirect, costurile finale, îndepărtându-le de cele estimate. Variaţia lor poate fi în ambele sensuri. Pentru reducerea efectelor este necesară defalcarea proceselor în activităţi simple, estimarea costurilor pentru acestea din urmă şi apoi corectarea acestora cu rata estimată a inflaţiei preconizate. Dacă în consorţiu sunt cuprinse organizaţii din ţări diferite, apare un aspect ce complică şi mai mult planificarea, având în vedere că, în acest caz, trebuie luată în considerare inflaţia din fiecare ţară în parte.


Câteva sfaturi privind bugetarea unui proiect IT

Costuri cu resursele
Acestea pot fi fie externe (la contractant), fie interne (permanente). Trebuie să fiţi extrem de atenţi în planificarea resurselor, pentru a vă asigura că veţi obţine finanţarea costurilor cu acestea.


Produse achiziţionate
Un element important, de care trebuie ţinut cont, sunt licenţele software. Indiferent dacă e vorba de Linux, Microsoft SQL Server sau Photoshop. În cazul unor soluţii gen ERP sau soluţii de securitate sumele cresc.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite
Pop Lacramioara
Dragii mei,am citit dar e prea greu pentru un neavizat. Am sa pun o intrebare si daca aveti timp poate imi veti raspunde. S -ar putea sa radeti de nestiinta mea sau poate va va venii sa plangeti avand in vedere ca asa ca mine ,in tara noastra sunt o multime. Inainte de toate ar trebuii sa ne explicati care e diferenta intre un proiect de finantare si un proiect cultural avand in vedere ca la amandoua trebuie buget,si in ambele cazuri te poti impotmolii din aceleasi cauze pe care le-ati specificat mai sus. Acum intrebarea:In cazul in care s- ar dorii ridicarea unei case traditionale romanesti (este locatie si firma de asemenea constructii in localitate),care sa adaposteasca un muzeu etnofolcloric in ce zona de oferte caut,cine pote face proiectul,(pers fizica,institutie locala de stat),si, exista fonduri nerambursabile pe aceasta tema? As dorii sa pot invata toate acestea dar la niste cursuri nu-mi permite ,,Punga"sa merg,de explicat prieyeneste nu are cine,unde mai pui ca la 50 de ani multa lume ma intreaba ca ceimi mai trebuie sa invat atatea... Deci,luminati-ma daca se poate.
02 Iunie 2010, 06:48:34