Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

E-mail management, necesitate critică pentru companii

19 Octombrie 2010




Arhivare, dar şi management

Specialiştii în domeniul managementului de conţinut avertizează că arhivarea este bună, dar nu îndeajuns.


Dacă se pleacă de la premisa că orice e-mail, primit sau expediat de un angajat, este un document de business care nu poate fi pierdut, ci trebuie salvat automat, apare o mare problemă – cea a filtrării mesajelor cu adevărat importante pentru business. Stocarea automată en-gros nu este o soluţie eficientă, pentru că, pe lângă creşterea rapidă a volumului, există şi problema relevanţei respectivelor e-mail-uri. Pe de o parte, printre mesajele trimise sau primite de un angajat se află şi numeroase mesaje cu caracter personal (pe care nici compania şi nici destinatarul şi/sau emitentul nu-şi doresc să devină accesibile într-o arhivă). Pe de altă parte, numeroase mesaje au un „termen de valabilitate“ limitat şi nu trebuie menţinute în arhivă pe perioade lungi de timp, încărcând-o inutil. De exemplu, 84% din subiecţii studiului AIIM citat anterior au declarat că nu au nicio justificare pentru care anumite e-mail-uri sunt şterse şi altele păstrate. Ori, acest lucru trebuie stabilit clar, la nivelul întregii organizaţii, printr-o metodologie de tipul Lifecycle Management, a cărei menire este de a gestiona durata de viaţă de unui e-mail. Prin urmare, arhivarea trebuie făcută după un set de reguli şi metode care să permită regăsirea rapidă a informaţiei şi accesarea facilă a acesteia.


Este evident deci că o simplă soluţie de arhivare a e-mail-urilor nu este răspunsul optim la potopul informaţional actual şi că aceasta trebuie completată cu una de management. O soluţie mixtă permite: arhivarea (care, pe lângă salvarea pe un server dedicat, oferă funcţionalităţi de indexare, căutare şi accesare rapidă a mesajelor arhivate), partajarea şi managementul ciclului de viaţă al e-mail-urilor, back-up-ul acestora (în combinaţie cu o soluţie de disaster recovery).


La acestea se adaugă funcţionalităţi ce ţin de partea de securitate, precum monitorizarea conţinutului mesajelor interne şi externe (conform unei politici de retenţie a mail-urilor), sisteme de stabilire şi acordare de drepturi de acces pe diferite niveluri etc. (Cerinţele de securitate acoperă, în general, trei mari nevoi reprezentate de: confidenţialitate, integritate a mesajului şi disponibilitate a acestuia.)


Dificultatea implementării unei soluţii de arhivare şi management al e-mail-urilor provine însă din faptul că definirea de politici şi reguli interne de salvare şi arhivare nu poate fi asigurată de vendorul soluţiei IT de arhivare şi management al e-mail-urilor, ci revine companiei care doreşte să facă implementarea soluţiei. Totodată, toate aceste măsuri, metode şi soluţii implică, inerent, costuri deloc neglijabile. Câştigurile de eficienţă sunt însă considerabile, iar dacă se iau în calcul şi riscurile aferente pierderii sau distrugerii (voluntare şi/sau involuntare) unui volum de e-mail-uri cu valoare critică pentru business, atunci investiţia este pe deplin justificată.


La nivelul anului 2009, conform studiului realizat de Association for Information and Image Management („E-mail management – The good, the bad and the ugly“), doar 10% din companii au implementat o iniţiativă de e-mail management, în timp ce 20% au indicat că au în proiect o astfel de iniţiativă.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite