Revista >> Iulie-Septembrie 2012 [Nr. 147] >> Business Solutions

Managed Print Services, argumente, beneficii, provocări

Radu Ghitulescu

06 August 2012

Valoarea de 30% este menţionată şi de Cristian Gîlmeanu, în plus reprezentantul HP IPG România preconizând o scădere a costurilor generate de consumul de energie, între 30 şi 80%: „Conform rezultatelor obţinute în implementări practice în diferite ţări, soluţiile şi serviciile HP de print management pot reduce cheltuielile unei companii cu până la 30%. Aceste cifre sunt confirmate şi de studii recunoscute internaţionale, cum ar fi cea mai recentă analiză Gartner Magic Quadrant, care a poziţionat compania HP în zona de lider al pieţei mondiale de servicii de administrare a imprimării. Gândiţi-vă că, în general, organizaţiile cheltuie între 1 şi 3% din veniturile lor pe imprimare. Dacă am lua ca exemplu o companie care are venituri de 100 de milioane de dolari şi care cheltuieşte 2,5% pe imprimare, înseamnă că acea companie are costuri de imprimare anuale de 2,5 milioane de dolari. Cu ajutorul serviciilor HP de administrare a imprimării, compania respectivă poate economisi până la 30% din aceste costuri, adică aproape 750 de mii de dolari anual – o sumă deloc neglijabilă. Dincolo de costurile scăzute de imprimare pe care le oferă, soluţiile HP de print management asigură şi un consum mai mic de energie, ceea ce diminuează considerabil impactul companiilor asupra mediului înconjurător. O analiză pre- şi post implementare făcută la nivelul câtorva clienţi internaţionali HP a arătat că aceştia au reuşit să îşi reducă cu 30% până la 80% consumul de energie, în timp ce reducerea consumului de hârtie a fost de ordinul milioanelor de pagini.“

Pentru a putea asigura economiile promise şi pedictibilitatea costurilor, Xerox urmează o metodologie care debutează cu un proces de audit: „Într-o primă fază, specialiştii Xerox realizează un audit, prin care analizează structura actuală a reţelei de echipamente, evaluează nevoile de imprimare şi funcţionalitate, frecvenţa de utilizare a documentelor şi accesul angajaţilor la acestea. Apoi construiesc soluţia specifică pentru acea companie prin care reconfigurează reţeaua de echipamente şi le înlocuiesc pe cele unifuncţionale cu multifuncţionale. În plus, adaugă software specializat care fluidizează traficul documentelor, controlează costurile de imprimare şi maximizează productivitatea. Ulterior implementării, asigurăm service, asistenţă tehnică permanentă şi furnizăm de consumabile, iar clientul are, în felul acesta, toate echipamentele funcţionale în orice moment. Noi gestionăm întreaga reţea de echipamente a unei companii, preluând spre administrare şi echipamente deja existente în structura internă, indiferent de marca lor, devenind furnizor unic de consumabile şi oferind suport tehnic. În funcţie de profilul companiei, domeniul de activitate şi tipul serviciului Xerox pe care aceasta îl utilizează, reducerile de costuri privind lucrul cu documentele ce pot depăşi 30%“, explică Cătălin Bogdan, Xerox România.

Inerentele provocări

Ca orice nouă soluţie sau serviciu, şi furnizorii MPS se confruntă cu o serie de provocări, comune, de altfel, oricărui proiect IT. Din fericire, reticenţa la schimbare poate şi este depăşită rapid. Evident, dacă este un sprijin real din partea susţinătorilor proiectului.

„Dacă ar fi să ierarhizăm, cea mai mare provocare este dată de conştientizarea nevoii de implementare şi susţinere a unei astfel de soluţii. Contează foarte mult şi viziunea managementului asupra beneficiilor reale şi, nu în ultimul rând, alegerea tehnologiilor potrivite pentru fiecare soluţie în parte. (...) Putem afirma însă că reticenţa utilizatorului final a fost mult atenuată de criză. Cele mai multe companii au constatat beneficiile acestor servicii, iar acum, într-un context economic deloc roz, apelează în continuarea la ele“, este de părere Cătălin Bogdan, Xerox România.

Cristian Gîlmeanu, HP România, prioritizează în ierarhia provocărilor adaptarea soluţiilor la nevoile reale ale clientului: „Principale provocări în implementarea soluţiilor şi serviciilor de print management ţin de adaptarea acestora la nevoile specifice ale fiecărei companii. Pentru a asigura succesul implementării acestor soluţii în orice companie, HP a adoptat o strategie în trei paşi: optimizarea infrastructurii companiei-client, administrarea mediului de lucru şi eficientizarea operaţiunilor. HP colaborează îndeaproape cu fiecare companie în parte pentru a crea un plan detaliat de implementare ce se desfăşoară în patru etape. Astfel, în prima fază, specialiştii HP analizează structura organizaţiei şi activităţile pe care le desfăşoară aceasta pentru a vedea unde se pot aduce îmbunătăţiri. Următorul pas se referă la propunerea unor soluţii eficiente şi planificarea lor, trecându-se apoi la implementarea efectivă şi, în ultima etapă, la administrarea soluţiilor de print management.“

În opinia lui Radu Arvu, Konica Minolta, provocările pot fi depăşite traducând cât mai exact beneficiile în câştiguri cuantificabile: „Totul ţine de capacitatea noastră de a prezenta clienţilor beneficiile într-o formă cuantificabilă şi cât mai precisă. În rest, totul este foarte bine pus la punct, plecând de la reţeaua de service, infrastructura necesară şi personalul calificat, până la politici clare de training, care reduc considerabil rezistenta la schimbare a utilizatorului final.“

Studiile de piaţă susţin că, în primul an de implementare, economiile pot reprezenta circa 50% din costurile totale aferente zonei de printing&imaging. Dincolo de acestea, există şi alte beneficii consistente, exemplificate în cadrul acestui articol. Rămâne însă de văzut cât de curând companiile locale de dimensiuni medii şi mici vor încerca să le probeze în practică.

Cristian Gîlmeanu, Head of Managed Enterprise Services, HP IPG România
Un ritm din ce în ce mai rapid
„Investiţiile în tehnologie reprezintă un instrument excelent prin care companiile se pot adapta schimbărilor şi îşi pot reduce cheltuielile, eliberând astfel fonduri importante care să permită dezvoltarea lor în viitor. Tot mai multe companii locale au simţit presiunea să îşi optimizeze costurile de operare şi să îmbunătăţească eficienţa fluxurilor de lucru şi, de aceea, au decis să apeleze la implementarea unor soluţii de administrare a imprimării. Dacă la nivel mondial, HP are undeva peste 3.000 de clienţi, sigur că piaţa locală este încă mică prin comparaţie. Important este că ritmul de dezvoltare pe care îl observăm este mai rapid de la an la an. Depinde însă şi de noi, ca furnizori şi specialişti în servicii de administrare a imprimării, să contribuim la dezvoltarea pieţei şi să ne intensificăm eforturile de educare a publicului din companii asupra avantajelor acestui tip de soluţii.“

Cătălin Bogdan, Services & Strategic Account Director Xerox România
Companiile pot face mai mult cu mai puţin
„Segmentul serviciilor de management al documentelor se află pe un trend ascendent. Din ce în ce mai multe companii apelează la aceste servicii pentru beneficiile pe care acestea le oferă. În contextul economic dificil pe care-l traversăm, companiile au văzut că pot face mai mult cu mai puţin (fie că vorbim de costuri, de timp sau de resurse) şi vor în continuare acest lucru. Criza le-a făcut să valorifice mai mult ceea ce au, să obţină randamente maxime de la fiecare resursă pe care o au, iar acum, chiar dacă piaţa şi-a mai revenit, ele continuă în aceeaşi direcţie - vor să-şi crească productivitatea şi să-şi reducă costurile. Realizăm analize în care măsurăm rezultatele obţinute după aplicarea soluţiilor Xerox, pentru fiecare client, iar rezultatele arată că business-urile se bucură într-adevăr de importante economii în privinţa documentelor încă din primele zile de implementare a soluţiilor.“