Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Scanarea şi captura scapă companiile de „plimbatul hârtiilor“

30 Aprilie 2013



Soluţiile de scanare şi captură pot aduce îmbunătăţiri vizibile la nivel operaţional, mai ales în cadrul companiilor care rulează volume mari de documente. Evident, cu condiţia să fie utilizate şi adaptate la cerinţele reale ale organizaţiilor.

Principalul motiv pentru care soluţiile de scanare şi captură sunt atractive pentru mediul de business îl reprezintă îmbunătăţirile semnificative pe care acestea le pot aduce în procesul de căutare şi identificare a informaţiilor, precum şi de partajare a lor.
Acesta este rezultatul unui sondaj de amploare realizat în 2010 de către AIIM (Association for Information and Image Management, organizaţie profesională globală înfiinţată în 1943). Pe locurile imediat următoare în ierarhia argumentelor în favoarea soluţiilor de scanare şi captură se situează creşterile de productivitate şi reducerea spaţiului de stocare aferent documentelor fizice.

Topul cerinţelor

Clasamentul realizat de AIIM pe baza cerinţelor nominalizate de companiile care au participat la sondaj mai include: creşterea vitezei de acces a informaţiilor, cu efect direct asupra nivelului de satisfacţie al clienţilor; securizarea accesului la date şi conformitatea cu anumite standarde speficice; reducerea consumului de hârtie şi consumabile, cu economiile aferente la care contribuie semnificativ şi scăderea drastică a costurilor de expediţie a documentelor în format fizic etc.


Andrei Micosovici, Product Support Specialist Service
Canon CEE GmbH Representative Office România

Sunt cerinţe de business comune majorităţii companiilor, indiferent de obiectul de activitate. „Nevoia de scanare a existat întotdeauna, însă ultimele tendinţe ale lucrului în birou duc scanarea către un volum mai mare şi fluxuri diversificate şi complexe. Echipamentele sunt folosite în companii de diverse dimensiuni unde aplicaţiile potrivite fac diferenţa între un scanner şi o soluţie de scanare. Aplicaţiile Canon care însoţesc produsele adresează nevoile companiilor de orice dimensiune; fie că vorbim despre drivere şi interfeţe înglobate în echipament – o soluţie necesară companiilor mici sau cu cerinţe de portabilitate –, fie că sunt companii medii cu volume de scanare semnificative, cărora li se oferă o soluţie de management a fişierelor sau gestionare a contactelor din cărţile de vizită; până la soluţii software de scanare de volum cu coduri de bare, separatoare, salvare simultană în multiple formate şi, de ce nu, SDK-uri pentru integrări cu sisteme ERP, CRM şi altele. Evident, pachetele software incluse pot hotărî ce scanner se va achiziţiona“, explică Andrei Micosovici, Product Support Specialist Service Canon CEE GmbH Representative Office România.

Abordare diferenţiată

Şi totuşi, deşi cerinţele enumerate mai sus sunt resimţite de marea majoritate a companiilor, „apetitul“ acestora vizavi de soluţiile de scanare şi captură diferă în funcţie de industrie.


Bogdan Cobuz, Enterprise Business Product
Marketing Manager Xerox România

„Fiecare industrie şi fiecare companie în parte are propriile cerinţe privind activităţile cu documentele, pe baza cărora se recomandă un anumit pachet hardware şi software, care include, bineînţeles, şi partea de scanare. Într-o primă fază, este identificată soluţia software de care are nevoie clientul, apoi se se trece la instalarea acesteia, fie într-un echipament achiziţionat, fie în cadrul unui contract de servicii, unde echipamentele şi soluţiile nu sunt cumpărate propriu-zis, dar sunt folosite de companii, în baza unui abonament lunar. În sectorul financiar-bancar şi în cel de asigurări, serviciile de scanare sunt foarte răspândite şi au o rată mare de utilizare. Componentele de securitate a datelor, de mobilitate şi de arhivare ale soluţiilor de scanare sunt extrem de importante. Cu Banking 360º, o abordare construită special pentru bănci, Xerox acoperă toate procesele ce implică lucrul cu documentele: scanare şi arhivare, securizare, imprimare digitală la cerere, personalizare a documentelor tranzacţionale, comunicare scrisă etc. În sectorul public, datorită investiţiilor în infrastructură, s-au demarat diverse proiecte pe partea cu documentele, care necesită servicii de scanare avansate şi personalizate. În manufacturing se accentuează nevoia de automatizare a proceselor de lucru cu documentele, de aceea tot mai multe companii din această industrie integrează soluţii avansate de scanare-arhivare cu sisteme hardware care permit acest lucru. Şi în alte sectoare (logistică, sănătate), partea de scanare, cu toate componentele incluse, se află pe un trend ascendent“, explică Bogdan Cobuz, Enterprise Business Product Marketing Manager Xerox România.

După cum se poate observa, scanarea şi captura documentelor în vederea transformării acestora în documente electronice oferă o multitudine de avantaje pentru o mare varietate de companii. Însă, pentru a se valorifica în mod optim potenţialul celor două procese amintite, este nevoie ca acestea să fie integrate într-un sistem mai complex, care să includă unelte dedicare de indexare, arhivare, versionare, partajare etc.

Ce oferă piaţa
Dincolo de argumentele generice şi de satistici, iată o prezentare succintă a principalelor aplicaţii incluse în pachetele software livrate cu echipamentele de scanare de către trei jucători importanţi din piaţa locală.

Canon
CaptureOnTouch - aplicaţie de scanare, cu interfață prietenoasă, simplă şi rapidă. Include funcţionalităţi ca modul Full Auto pentru o operare simplificată a scanării, suportă scanarea de formate multiple de fişiere incluzând PDF, PDF-A, TIFF, JPEG, BMP, PTX (PowerPoint) şi poate trimite direct imaginile către aplicaţii de management de date ca SharePoint şi ajută la menţinerea de fluxuri de lucru eficiente.
CapturePerfect – aplicaţie de procesare a imaginii pentru a obţine rezultate maxime din scanarea şi pentru exploatarea la maxim a capacităţilor de producţie. Include o suită de opţiuni de vizualizare, pe lângă opţiuni flexibile de scanare precum cea către fişier, email şi SharePoint.
Nuance PaperPort – aplicaţie de management al fişierelor care facilitează stocarea, organizarea şi recuperarea documentelor digitale.
Nuance eCopy PDF Pro Office - aplicaţie care creează, editează şi converteşte documente PDF.
Kofax VRS – aplicaţie care reduce timpul destinat pregătirii documentelor şi îmbunătăţeşte calitatea documentelor scanate.

Epson
„Epson oferă propriul pachet software gratuit Document Capture Pro, care este compatibil cu toate sistemele uzuale de gestionare a documentelor şi cu depozitele de stocare cloud, oferind numeroase posibilităţi companiilor care trebuie să transpună în format digital documentele pe hârtie. (…) Document Capture Pro prezintă o interfaţă intuitivă, uşor de învăţat, dispune de funcţii avansate de procesare a imaginilor şi este compatibil cu majoritatea formatelor uzuale de fişiere, inclusiv BMP, JPEG, TIFF, PDF, PDF cu posibilitate de căutare şi PDF/A.


Simona Decuseară, National Sales & Marketing
Manager Epson România & Bulgaria



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite