Revista >> Noiembrie - Decembrie 2014 [Nr. 170] >> Lumea Geospatiala

Proactivitatea instituțională. Cum anticipăm și gestionăm schimbările

Luiza Sandu

24 Noiembrie 2014

Proactivitatea înseamnă cunoaşterea şi anticiparea realităţii, dar şi a formelor de răspuns şi a măsurilor preventive la orice situaţie prevăzută sau neprevăzută. Este un proces care se bazează fundamental pe dinamica datelor, atât în interiorul unei instituţii, cât şi între instituţii diferite. La nivel administrativ, proactivitatea trebuie să devină un obiectiv pentru întreg ecosistemul instituţional din România, iar mijlocul esențial prin care acesta poate fi atins este informatizarea organizației.

Capabilitatea de a fi proactiv este direct proporţională cu viteza cu care datele circulă în organizaţie. Această viteză poate fi măsurată şi influenţată prin utilizarea tehnologiei. În viziunea Intergraph Computer Services (ICS), tehnologia informaţiei reprezintă o componentă esenţială în atingerea nivelului de instituţie proactivă, însă îşi demonstrează eficiența alături de management, leadership, resurse umane, standarde ocupaţionale etc. Pentru atingerea nivelului necesar de proactivitate, tehnologia nu este suficientă dacă nu se mulează pe structura organizaţiei proprii, a legislaţiei şi specificului local. Practic, de cele mai multe ori, o informatizare eficientă implică o soluţie adaptată cerinţelor fiecărei instituţii.

„Pentru a automatiza şi a creşte calitatea informaţiilor cotidiene aveţi nevoie de soluţii adaptate activităţii dumneavoastră. În accepţiunea noastră, proactivitatea este capacitatea de a anticipa situaţii şi de a le soluţiona. De ce avem nevoie de proactivitate? Atât contextul extern, cât şi intern al oricărei instituţii este schimbarea. Dacă în trecut era suficient să gestionăm resursele, în prezent trebuie să gestionăm schimbarea. Trebuie să fim capabili să anticipăm schimbările şi să le gestionăm. Orice organizaţie este o structură umană, prin urmare teoria lui Darwin este aplicabilă şi pentru organizaţii – supravieţuieşte cel care se adaptează cel mai bine“, explică Marcel Foca, directorul general al Intergraph Computer Services.

Nevoia de specialişti este o altă caracteristică a instituţiei proactive, care nu își poate atinge potenţialul fără experţi în analiza datelor geospaţiale, în gestionarea fenomenului Big Data etc., și care să știe să exploateze eficient volumul de date deținut de organizație. De aceea, componenta educaţională este foarte importantă, iar printre progresele notabile înregistrate recent, o mențiune aparte o merită demersul Universității Bucureşti şi al Institutului pentru Studii de Ordine Publică în urma eforturilor cărora a fost creat un nou standard educaţional: analistul de informaţii şi elaborarea primelor cursuri avizate de Ministerul Educaţiei Naționale.

Care sunt stadiile de reactivitate ale unei instituții publice?
„Prima etapă ar fi negarea – nu cunosc teritoriul, nu cunosc problema, nu ştim, nu ne trebuie, lăsaţi-ne în pace! A doua etapă caracterizează instituțiile care au făcut deja un efort de a strânge informațiile despre teritoriu, dar care au un exercițiu decizional șubred. Acestea sunt de obicei în stadiul conformării – cunosc teritoriul, nu cunosc problema, am văzut, dar nu ne-a spus nimeni ce să facem!

A treia etapă, caracteristică organizațiilor cu suport decizional informatizat și cu experiență în utilizarea acestuia, este reactivitatea performantă – cunosc teritoriul, cunosc problema, răspund eficient la probleme, dar nu am capacitatea de a anticipa! A patra etapă este proactivitatea strategică – cunosc teritoriul și reacționez corect și, în plus, anticipez şi rezolv problemele, uneori înainte ca acestea să apară, prin măsuri proactive. Din punctul nostru de vedere acesta este stadiul către care trebuie să tindă oricare organizație, în special cele publice, pentru că este stadiul în care problemele și riscurile sunt eliminate sau minimizate înainte ca acestea să producă un rău real cetățenilor și bunurilor acestora”, afirmă Marcel Foca.

Balada Miorița vs instituțiile publice
Lumea Geospațială 2014 a dezbătut pe larg tema proactivității unei instituții publice, în cadrul unei mese rotunde al cărei punct de plecare l-a avut balada Mioriţa, în care, deşi ciobanul moldovean este avertizat de oiţă că va fi ucis a doua zi de ciobanii ungurean şi vrâncean, acesta nu ia nici o decizie.
„Cunoaşterea este condiţia necesară, dar nu suficientă a managementului proactiv. Ne definesc două mituri mari, Mioriţa şi Meşterul Manole. Modelul baladei poate fi extrapolat şi în cazul instituţiilor publice”, a precizat Marian Zulean, prof. dr. în cadrul Facultăţii de Administraţie şi Afaceri, Universitatea din Bucureşti, în deschiderea mesei rotunde.

„Nu numai cunoaşterea contează, ci şi poziţionarea faţă de cunoaştere. Informaţia a ajuns la cioban, iar acesta s-a poziţionat faţă de informaţie prin negare”, a completat Marcel Foca.

Marian Tutilescu, expert în sectorul de ordine și siguranță publică, a evidenţiat faptul că instituţiile nu trebuie să se împace cu soarta, ca în cazul ciobanului nostru mioritic, ci să gestioneze schimbările care apar: „Noi trebuie să depăşim acest lucru, nu ne putem împăca cu soarta, ci trebuie să gestionăm aceste situaţii şi să le rezolvăm. Am pregătit managerii de nivel mediu, cei care utilizează produsul informaţional, am creat analişti, dar dacă decidenţii nu au cultura necesară nu vom ajunge foarte departe”.