Revista >> Numarul 92 [Ianuarie-Februarie 2007] >> ECM

Piata de Document Management asteapta boom-ul

Radu Ghitulescu

24 Februarie 2007

Studiul Terradox contrazice partial prognoza ANIS din 2005, amintita anterior, care estima ca doar una din 10 companii romanesti utilizeaza o solutie de management al documentelor si continutului. Iar contradictia devine si mai evidenta daca tinem cont si de asocierea in estimarea ANIS a celor doua concepte de Document Management si Content Management, care nu sunt echivalente, ci doar complementare.

Toate aceste date pot fi folosite atat ca argumente, cat si drept contraargumente, in cazul prognozei optimiste a boom-ului solutiilor de gestionare electronica a documentelor. S-ar putea concluziona ca este un plus ca piata constientizeaza deja necesitatea implementarii unor solutii de Document Management moderne, intrarea in vigoare a Legii arhivarii electronice putand fi scanteia care aprinde fitilul. Insa la fel de bine, concluzia ar putea fi ca, desi se cunosc avantajele oferite de aceste solutii, piata manifesta o inertie ridicata, pe care legea nu o va putea invinge. Speculatiile de mai sus vor fi infirmate sau confirmate abia dupa aprobarea legii... cand va avea loc aceasta.

RoI, o problema delicata

Cum aminteam mai sus, un aspect delicat ramane, chiar si in 2007, la atatia ani de la lansarea solutiilor de Document Management pe piata, recuperarea investitiei. Problema RoI (Return of Investment) nu este usor de solutionat, deoarece metodele de calcul si indicatorii care pot fi luati in considerare sunt mai putin evidenti si mai dificil de cuantificat, fiind o investitie care se face pe termen lung, cu costuri complexe. Desigur, beneficiile importante sunt vizibile rapid, insa nu trebuie neglijat faptul ca exista si o serie de dezavantaje. Iata-le, pe scurt:

- vulnerabilitatea perifericelor de stocare. Chiar daca datele sunt centralizate, ele se afla pe un suport fizic (server, hard-disk, CD-Rom, disc optic etc.) care necesita anumite conditii de depozitare. In plus, ritmul frenetic al evolutiei tehnologice conduce la o invechire rapida a suporturilor de stocare, ceea ce impune un sistem mai sofisticat in cazul unei eventuale migrari.

- un sistem dependent de retea. Fara o retea locala, un sistem de gestionare electronica a documentelor nu isi are rostul, viabilitatea sa impunand dezvoltarea unui Intranet sau, si mai bine, a unui Extranet. Inconvenientul este evident – daca reteaua pica, datele nu mai sunt disponibile.

- constrangeri de ordin tehnic si financiar. Implementarea unei solutii de Document Mangement poate fi dificila in anumite cazuri, cand organizatiile poseda arhive cantitative importante. In acest caz, aplicatiile de Document Management necesita resurse hardware suplimentare importante (servere, linii de comunicatie, statii de lucru, scannere, imprimante etc.). Securitatea informatiilor poate, de asemenea, supralicita nota de plata.

Dincolo de toate aceste impedimente, trebuie subliniat verdictul specialistilor: in implementarea unei solutii de gestiune electronica a documentelor dificultatea este mai mult organizationala decat tehnica. Aceasta deoarece reusita unei implementari este adesea conditionata de implicarea utilizatorilor, in particular a staff-ului managerial.

Avantaje calitative

Pentru echidistanta, daca tot am mentionat dificultatile aferente unei implementari de Document Management, trebuie mentionate si avantajele care, in opinia vendorilor de asemenea solutii, sunt considerabile. Iata-le, succint: