Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

TCO, un acronim pentru rentabilizare

25 Octombrie 2008



Investiţiile IT au început să fie analizate în ultimul timp de către potenţialele companii cu o mult mai mare atenţie, fiind evaluate nu doar după criteriile funcţionale şi ale costului de achiziţie, ci şi din perspectiva altor metrici financiare. Chiar dacă în majoritatea covârşitoare a cazurilor nu se realizează încă analize prealabile detaliate ale randamentului investiţiei, a început să se ţină cont din ce în ce mai mult de costul total de deţinere.


Popularizat intens de către cabinetul de analiză Gartner începând din anii ’80, conceptul Total Cost of Ownership (TCO – tradus parţial exact prin „cost total de deţinere“) are rădăcini mai adânci, datând din primele decenii ale secolului trecut. Cu toate acestea, modelul TCO a fost iniţial conceput pentru analiza proiectelor IT (şi apoi extins şi în alte domenii, prin dezvoltarea de metodologii specifice), oferind o perspectivă directă a impactului financiar al unei tehnologii informatice pe parcursul întregului ciclu de viaţă al respectivei tehnologii. Principalul beneficiu oferit de această metrică rezidă în faptul că evidenţiază factorii adiţionali care adaugă costuri suplimentare după achiziţie.


Mai popular decât RoI
Aminteam într-unul din articolele anterioare dedicate subiectului Return on Investment (RoI), că parametrul „randamentul investiţiei“ este adesea neglijat de către managerii români (dar nu numai de ei) atunci când iau în calcul demararea unei noi investiţii sau a unui nou proiect (IT sau nu). Există o vastă panoplie de argumente pro şi contra RoI, fiecare tabără având punctele sale slabe sau tari şi „variante“.


Nu aceeaşi situaţie se regăseşte atunci când vine vorba de TCO, costul total de deţinere fiind o metrică intens vehiculată în corelaţie cu sistemele şi proiectele IT.


De exemplu, conform unui studiu Aberdeen Group realizat în 2006, TCO este al doilea criteriu de selecţie în alegerea unei soluţii ERP în cazul companiilor cu activităţi în zona de producţie. (Primul criteriu este cel al funcţionalităţilor, funcţionalitatea nefiind o metrică financiară, ci un indicator al potenţialului unei aplicaţii. Fără funcţionalităţile adecvate, soluţia nu poate genera un impact pozitiv asupra business-ului, iar fără acest impact nu se poate vorbi de un randament al investiţiei.) Studiul citat subliniază, în afara importanţei acordate acestei metrici, încă un aspect interesant –TCO, considerat îndeobşte un factor de evaluare utilizat cu precădere de companiile mici şi mediii, reprezintă un criteriu foarte important şi pentru marile companii, fiind în directă legătură cu mult-discutatul RoI. (Legătura dintre randamentul investiţiei şi costul total de deţinere este una directă: TCO este o componentă-cheie în „I“-ul din acronimul RoI.)

Relaţia costuri directe - indirecte
Definiţia Gartner simplificată a costului total de deţinere a unei aplicaţii IT ar suna astfel: TCO este suma totală a costurilor pe care le implică achiziţionarea, implementarea şi utilizarea respectivei soluţii software pe parcursul duratei de viaţă a acesteia (deşi se vorbeşte de „life cycle“, specialiştii recomandă evaluarea TCO pentru o perioadă de 3-5 ani, în acest caz fiind mai adecvată utilizarea termenului de „durată limitată de funcţionare“). Aşa cum am precizat, este o versiune „simplificată“ a definiţiei, care nu include numeroase aspecte ce nu pot fi neglijate: achiziţiile hardware impuse de implementarea noii aplicaţii, customizarea acesteia, trainingul end-user-ilor, mentenanţa, help-desk-ul, dezvoltarea ulterioară, up-grade-ul etc.


Aceeaşi definiţie Gartner statuează că TCO are două componente majore – costurile directe şi costurile indirecte. Conform specialiştilor în domeniu, organizaţiile se focalizează preponderent pe costurile directe în evaluarea unei aplicaţii software, costurile indirecte fiind mai dificil de definit şi de evaluat. Din acest motiv este foarte frecventă subestimarea impactului financiar real (şi în infrastructura IT a unei companii) pe care îl are implementarea unei aplicaţii complexe.
Sintetic, costurile directe sunt cheltuielile cele mai evidente şi includ: costurile de achiziţie (sau închiriere) de hardware şi/sau software; costurile operaţionale (implementare, customizare, mentenanţă, training etc.) şi costurile administrative. Categoria costurilor indirecte este mult mai extinsă şi ar putea fi definită, simplist, ca find celelalte costuri care nu apar ca evidente. Cum ar fi costurile la nivelul utilizatorului final, unde poate apărea necesitatea acordării de suport, crearea/adaptarea unei anumite configuraţii software etc. Costurile de „downtime“, de exemplu, se pot dovedi critice în anumite operaţiuni de afaceri, cum este cazul în aplicaţiile de on-line banking sau de tranzacţii în retail, unde costul de nefuncţionare este considerabil, pierderile fiind greu de cuantificat (nerezumându-se doar la pierderi financiare, ci şi de clienţi, respectiv imagine).


Influenţă bidirecţională
Analizele şi studiile Gartner (ulterior şi ale altor cabinete de analiză) au evidenţiat faptul că, în marea majoritate a cazurilor, costurile indirecte reprezintă circa 60% din costul de utilizare şi deţinere a unei soluţii IT. Conform formulei generice consacrate de respectivul cabinet de analiză, costul iniţial de achiziţie reprezintă 21% din costul total de deţinere al unei aplicaţii, în timp ce costurile de exploatare sunt peste 43% din TCO, cele generate de suportul tehnic reprezintă 27%, la acestea adăgându-se cele de administrare, evaluate la circa 9% din TCO.


Revenind însă la definiţia Gartner şi la costurile directe şi indirecte, analiştii insistă asupra relaţiei directe dintre acestea, primele influenţându-le vizibil pe cele din urmă. Astfel, în majoritatea cazurilor, costurile indirecte sunt rezultatele unor fonduri prost direcţionate din costurile directe. De exemplu, scăderea artificială a costurilor directe în cazul achiziţionării şi implementării unei aplicaţii, prin reducerea fondurilor dedicate suportului tehnic, trainingului sau serviciilor de help-desk, generează ulterior cheltuieli suplimentare care devin stringente atunci când se descoperă că personalul nu poate realiza operaţiunile de business la parametri preconizaţi.


Dar lucrurile sunt ceva mai complicate, pentru că „influenţa“ este bidirecţională, respectiv urmărirea atingerii unor costuri indirecte cât mai scăzute duce la creşterea costurilor directe. De exemplu, în cazul costului per user, o aplicaţie IT cu un design elaborat, adaptat cât mai bine nevoilor reale de business şi specificului acelei afaceri, permite menţinerea unui cost scăzut. Însă, pentru a atinge acest rezultat, sunt necesare investiţii mai mari în implementarea şi customizarea aplicaţiei, care să elimine dezvoltările ulterioare.


Dificultatea găsirii unei soluţii echilibrate, care să nu încline excesiv balanţa costurilor în niciuna dintre părţi, este un demers dificil, motiv pentru care analiştii estimează că, deşi TCO este foarte „popular“, el reprezintă o evaluare greu de cuantificat. Chiar şi când se utilizează parametri uzuali, cum ar fi cost per user sau suport complet pentru 100 de utilizatori, companiile au dificultăţi în a se încadra în estimările iniţiale.

TCO, util, dar nu suficient
Pentru majoritatea analiştilor, TCO reprezintă baza calculului de rentabilitate a unei investiţii. Dar nu este suficient pentru a obţine o imagine corectă. Cel mai frecvent argument invocat în acest sens este cel al faptului că, atunci când trebuie argumentată o decizie în faţa Financiarului, IT-ul trebuie să evalueze atât activele, cât şi pasivele implicate în respectivul proiect. Cu alte cuvinte, trebuie puse în balanţă TCO şi beneficiile scontate.
Pentru acest motiv, „detractorii“ modelului TCO susţin utilizarea unui nou concept, cel de Total Economic Impact (TEI), creat de Giga Group. Acesta prezintă avantajul că încorporează modelul TCO, dar ia în calcul şi: • beneficiile (se evaluează „repercusiunile“ pozitive asupra business-ului per ansamblu, dar şi pe „business units“ şi asupra sistemului infomatic) • flexiblitatea (se iau în calcul schimbările previzibile pe durata de viaţă a unui proiect, creându-se diferite scenarii) • riscurile (se face o evaluare a riscurilor, a modalităţilor de soluţionare a acestora şi a costurilor aferente).



Tags: TCO, ROI

Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite