UVT, catalizator al mișcării academice timișorene, își urmează calea spre cunoașterea aprofundată și trecerea către tehnologiile viitorului și ale noilor generațiiUniversitatea de Vest din Timișoara este astăzi cea mai dinamică instituție de învățământ superior din România, o universitate care se...
Revista >> Iulie 2009 [Nr. 117] >> ERP
Electronic Data Interchange, structură şi beneficii
Business-ul de retail şi distribuţie implică, inevitabil, un schimb intens de documente între părţile implicate: magazine şi furnizori. Un magazin cu mii de produse şi zeci de furnizori generează un volum imens de comenzi, avize de livrare, confirmări de primire şi facturi. Pentru a nu se îngropa, la propriu, în hârtii, cea mai bună soluţie pentru un astfel de magazin este un sistem EDI (Electronic Data Interchange).
EDI este un sistem ce automatizează expedierea documentelor rezultate dintr-o relaţie comercială (hârtie sau fax) prin trecerea acestora în format electronic pe baza unor formate standardizate şi unanim acceptate în piaţă. Astfel schimbul de documente se transformă în schimb electronic de informaţii (documente, dar nu numai) între sistemele IT (ERP de obicei) ale companiilor partenere. Prin acest sistem, procesele sunt automatizate, iar intervenţia umană şi, implicit, posibilitatea apariţiei de erori şi întârzieri sunt reduse la minimum.
Printr-un sistem EDI se transferă în primul rând date cu privire la comenzi, avize de livrare, cât şi intrări de marfă între magazine şi furnizori, dar, în funcţie de complexitatea soluţiei, se pot transmite şi alte informaţii. Transmiterea informaţiilor se face, în mod securizat, pe Internet prin intermediul unui webserver dedicat. Pe acest server sunt create conturi pentru toţi partenerii implicaţi, prin intermediul cărora se efectuează transferul datelor. Aceasta face ca infrastructura necesară pentru conectarea unui parteneri, la un sistem EDI să fie minimă şi nesemnificativă prin raportare la beneficii.
Avantaje ale utilizării unui sistem EDI
Transferarea schimbului de documente de pe hârtie în format electronic are avantaje evidente pentru toate părţile implicate, de la reduceri de costuri prin eliminarea hârtiei, până la eliminarea erorilor la introducerea datelor în sistem sau scurtarea timpilor de aprovizionare. Un sistem EDI permite o rotaţie mai rapidă a stocurilor, optimizarea exploatării spaţiilor de depozitare şi, implicit, îmbunătăţirea relaţiilor cu partenerii. Din păcate, în mod real, nu toate magazinele româneşti (mari şi medii) au un astfel de sistem funcţional. Sintetizat, beneficiile unui sistem EDI sunt:
- Reduceri de costuri
EDI este una dintre cele mai sigure soluţii pentru reducerea costurilor de Procurement. Există reduceri directe de costuri prin eliminarea hârtiei şi a transportului documentelor dar şi indirecte prin eliminarea unor etape de prelucrare a documentelor (introducere şi prelucrare date spre exemplu) şi reducerea timpului de plată a facturilor prin dispariţia încurcăturilor dintre datele din comenzi şi cele din facturi şi a timpului alocat pentru lămurirea acestora.
- Evitarea situaţiilor de out of stock
Transferul datelor se face automat între magazine şi furnizori ceea ce facilitează o aprovizionare mult mai eficientă. Astfel, se asigură continuitatea aprovizionării şi eliminarea situaţiilor de lipsă a produselor din depozit pe motiv de plasare tardivă a comenzii. Aceasta are un impact direct şi asupra creşterii volumelor de vânzare şi, implicit, a profitului.
- Simplitate în utilizare
Datele pot fi prelucrate în sistemul IT al beneficiarului sau (în multe cazuri) direct în sistemul EDI. Nu este impus un
anumit format al datelor şi nici investiţii majore în tehnologie.
- Securitatea datelor
Datele sunt securizate (criptate etc.) pe toate etapele transferului, iar accesul utilizatorilor se face pe bază de username şi parolă. Mai mult, tranzacţiile sunt arhivate pentru o mai bună transparenţă.
- Eliminarea erorilor
Automatizarea proceselor de transmitere a datelor face ca intervenţia umană să fie minimă şi astfel posibilitatea apariţiei unei greşeli (mai ales la reintroducerea datelor în sistem) să fie minimă.
În România, EDI este utilizat cu precădere de către marile lanţuri de International Key Accounts (IKA) pentru standardizarea schimbului de documente cu partenerii în vederea eliminării erorilor umane, a reducerii timpilor de livrare a comenzilor şi a reducerii costurilor de preluare şi operare a acestora. Majoritatea acestor companii recomandă partenerilor să integreze în relaţia cu ei sisteme de tip EDI. Schimbul de informaţii comerciale cu ajutorul EDI funcţionează în felul următor: un IKA emite comenzi către diverşii săi furnizori. Un furnizor primeşte comenzi de la fiecare IKA în care este listat. De aici rezultă o mulţime de sisteme informatice care ar trebui să înţeleagă acelaşi limbaj. Pentru a elimina această complexitate, în România există caţiva provideri de servicii de EDI, care translatează diversele formate ale comenzilor IKA într-unul singur, conform cu un standard internaţional. Astfel, la furnizor, în funcţie de providerul la care este abonat, toate comenzile respectă acelaşi format standard. SeniorERP, printr-o arhitectură deschisă de tip add-in, poate translata diversele documente interne (comenzi, avize, facturi etc.) într-unul din formatele standard, şi invers. O altă situaţie uzuală este transmiterea comenzilor către furnizori şi confirmarea acestora utilizând EDI.
Parerea ta conteaza: 
Asemanator
- Nu exista articole asemanatoare.
Alte articole scrise de Redactia
Ministerul Cercetarii si Ministerul Economiei au pus bazele programului de fabricare a dronelor romanesti- SGS a lansat un nou concept de servicii pentru sustenabilitate
- DRUID AI și KRUK lansează KARINA, primul agent AI romānesc pe bază de voce
- Educație gratuită īn tehnologie pentru fete prin The Girls Code - Breaking Barriers
