Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Document Management, accelerator pentru birocraţia locală

26 Septembrie 2009



În administraţia publică românească, lucrul cu documente pe hârtie este omniprezent, fiind un element esenţial al core-business-ului birocratic local. Modificarea acestei stări de fapt impune un efort de dimensiuni importante din partea instituţiei care hotărăşte să renunţe la vechile tipare şi să facă pasul spre lucrul cu documente în format electronic. Există însă o serie de „poveşti de succes“ care demonstrează că lucrul este posibil.


Dificultatea trecerii de la lucrul pe hârtie la cel cu documente în format electronic în administraţia publică nu este generată, neapărat, de costuri – deşi actualul context economic nu este favorabil unor astfel de investiţii, posibilitatea accesării fondurilor europene se dovedeşte a fi o soluţie viabilă. Iar efortul tehnologic pe care îl necesită implementarea unei soluţii de management al documentelor în format electronic nu este unul insurmontabil – în cadrul unităţilor administrative teritoriale există competenţele necesare, iar vendorii de astfel de aplicaţii au cumulat experienţă în proiecte. Principalele probleme rezidă însă în utilizarea eficientă a unei astfel de soluţii, la întregul său randament, ceea ce solicită o schimbare profundă de mentalităţi, la mai multe niveluri, atât cel al utilizatorilor direcţi ai unor astfel de soluţii (funcţionarii publici), cât şi la nivelul beneficiarilor acestora, respectiv cetăţenii.


Ca urmare a acestui complex de factori, rata de penetrare a soluţiilor de management al documentelor în format electronic se menţine încă în administraţia publică locală şi chiar centrală la un nivel scăzut. (Conform estimărilor vendorilor de astfel de aplicaţii, nivelul ar fi undeva în jur de 4-5%.) Există însă şi viziuni optimiste, care subliniază o creştere constantă a interesului manifestat de unităţile administraţiei publice faţă de soluţiile de Document Management.


Care sunt provocările...

Aşa cum aminteam, principala provocare în implementarea unei soluţii de Document Management o reprezintă creşterea gradului de adopţie a acestui mod de lucru, nu doar în interiorul instituţiei care face pasul către folosirea documentelor în format electronic, ci şi în exteriorul acesteia, respectiv printre cetăţeni.


Rutinele şi automatismele create de lucrul cu hârtia sunt dificil de depăşit, atât la nivelul funcţionarilor publici, cât şi al cetăţenilor, pentru care o autentificare prin semnătură electronică, de exemplu, nu pare să aibă valoare. În cazul în care instituţia respectivă eliberează, la cererea solicitantului, documentul în format fizic, respectiv pe hârtie, acesta revine cu fireasca întrebare: „şi ştampila?“. O întrebare firească nu doar prin prisma experienţei induse de lucrul cu hârtii şi dosare voluminoase, ci şi din perspectiva faptului că multe instituţii publice nu folosesc astfel de elemente de certificare digitală în schimbul de informaţii dintre ele. (Ceea ce se traduce prin faptul că, dacă cetăţeanul acceptă formularea „Documentul este autentificat prin semnătură electronică“, se poate trezi că respectivul document nu este recunoscut de o terţă instituţie, aşa că este nevoit să se întoarcă la entitatea emitentă şi să solicite şi o ştampilă...)


Aspectul amintit anterior, cel al rutinelor şi automatismelor create în ani de lucrul cu documentele pe hârtie, se resimte şi la alt nivel – atunci când se pune problema definirii unor fluxuri de lucru coerente, care să permită monitorizarea permanentă a unui document în cadrul unui proces. (Câştigul rezidă în automatizarea traseului documentului, prin stabilirea succesiunii de etape pe care acesta le parcurge, a persoanelor care îl pot accesa, a celor care pot interveni pe el şi a celor care aprobă trecerea acestuia la un nivel superior de avizare etc.). Crearea acestor workflow-uri reprezintă, în mod constant, una dintre cele mai delicate etape ale implementării unei soluţii de document management într-o instituţie publică, tendinţa inerentă fiind de a se menţine vechile metode de lucru, ceea ce generează o utilizare ineficientă.


Pe de altă parte, introducerea noului sistem şi cerinţele induse de acesta la nivelul utilizatorilor (funcţionarii publici) sunt adesea asimilate ca o „muncă în plus“ fără prea mare relevanţă în procesul birocratic. Iar faptul că o astfel de soluţie permite o monitorizare constantă a documentelor de-a lungul fluxului birocratic (putându-se predefini perioade standard pentru realizarea anumitor etape), generează un fenomen de disconfort în rândul utilizatorilor.


... dar şi beneficiile


După cum se poate vedea, implementarea unei soluţii de Document Mangement impune un efort serios, atât din partea implementatorului, cât şi din partea clientului. Tocmai de aceea, în cazul celui din urmă, un rol important îl are „sponsorul proiectului“, respectiv persoanele din conducerea respectivei instituţii, care trebuie să se implice activ pentru a preveni apariţia unei rate de adopţie reduse şi a subutilizării soluţiei în etapa post-go-live.


Efortul este justificat însă prin beneficiile rapide pe care aplicaţiile de DM le pot genera relativ rapid. Astfel, prin implementarea unei soluţii de management al documentelor şi trecerea la lucrul cu documente şi formulare electronice se pot obţine:



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite