Revista >> Octombrie 2010 [Nr. 129] >> Servicii

Patria Credit externalizează serviciile de printare către Q’NET şi obţine o scădere de 30% a costurilor

Redactia

20 Octombrie 2010

Şerban Popa

„În urma proiectului derulat de Q’NET INTERNATIONAL am obţinut o creştere considerabilă de productivitate în filiale precum şi o reducere a costurilor operaţiunilor de printare si copiere. Mai mult, aceste costuri sunt uşor de monitorizat la nivelul Departamentului Financiar deoarece lucrăm cu un singur furnizor“.

Şerban Popa, Chief Information Officer Patria Credit
În 2009, Patria Credit a externalizat complet către Q’NET INTERNATIONAL serviciile de printing şi imaging, având ca obiective reducerea costurilor, creşterea productivităţii angajaţilor şi omogenizarea parcului de echipamente.

Situaţia iniţială

Pentru susţinerea creşterii companiei, managementul Patria Credit a iniţiat un proiect amplu de restructurare, care includea şi dezvoltarea unei infrastructuri IT performante. Procesul de modernizare a atins inclusiv serviciile de printing şi imaging, care nu corespundeau nevoilor curente. Parcul de echipamente, peste 40, avea o vechime medie de 2-3 ani şi era format din branduri eterogene. Mai mult, echipamentele nu erau profesionale, aveau capacităţi mici şi nu ofereau funcţionalităţi de conectare în reţea, scanare şi procesare digitală a documentelor. Plângerile utilizatorilor erau multiple deoarece echipamentele nu oferea suportul necesar derulării operaţiunilor curente. Complementar, Departamentul IT nu putea susţine un serviciu de suport centralizat datorită eterogenităţii echipamentelor şi a dispersiei teritoriale.

Alegerea soluţiei

Pentru identificarea soluţiei potrivite, a fost alcătuită o echipă care a realizat analiza detaliată a situaţiei, a cerinţelor, precum şi o documentare extinsă asupra ofertelor existente pe piaţă. S-a avut în vedere atât achiziţia în regim propriu a echipamentelor şi contractarea unor servicii complementare, cât şi externalizarea completă a serviciului şi s-a prezentat conducerii o analiză comparativă.

Managementul Patria Credit a optat pentru externalizarea completă a serviciului, iar echipa de proiect a identificat trei furnizori cu poziţii importante pe piaţă, de la care a solicitat oferte. În final, Patria Credit a ales soluţia Smart Printing Services oferită de compania Q’NET INTERNATIONAL, partener HP cu specializarea HP Office Printing Solution. „Oferta Q’NET INTERNATIONAL a fost câştigătoare printr-un raport foarte bun calitate preţ, precum şi prin prezentarea unor referinţe de calitate, dar şi printr-o flexibilitate mai mare în ceea ce priveşte detaliile proiectului“, afirmă Şerban Popa.

Derulare proiect

Proiectul a inclus o analiză a situaţiei existente în fiecare locaţie din punctul de vedere al necesităţilor curente. Astfel, s-a putut implementa soluţia potrivită în termeni de funcţionalităţi, performanţă şi consum, Smart Printing Services fiind o soluţie scalabilă pe specificul şi cerinţele clientului.

Au fost instalate echipamente multifuncţionale din categoria HP LaserJet M3035xs MFP, pentru a fi asigurate operaţiunile de printare, copiere, scanare, fax, dar şi funcţionalităţi complexe precum: scan-to-folder, scan-to-email, scan-to-workflow, scan-to-OCR, scan-to-network printer. Toate echipamentele pot fi customizate pentru acces pe bază de PIN sau card şi permit rularea unor fluxuri de lucru la nivel primar, de la nivelul afişajului touchscreen al echipamentului. Pentru monitorizarea parcului de echipamente a fost instalată aplicaţia HP Web Jetadmin. Această aplicaţie permite instalarea remote, monitorizarea şi interogarea parcului de echipamente, conectate la reţea sau la un PC, precum şi obţinerea de raportări.

„Soluţia propusă de Q’NET INTERNATIONAL are un grad ridicat de omogenitate, am definit câteva categorii de locaţii pentru care am stabilit combinaţia potrivită între un anumit tip de echipament, aplicaţiile şi serviciile necesare. Astfel, prin caracterul repetitiv, instalarea şi configurarea devin mult mai facile“, consideră Şerban Popa.

Următoarea etapă a fost adăugarea serviciilor necesare pentru atingerea obiectivelor stabilite în cadrul proiectului: instalare directă de către Q’NET INTERNATIONAL, mentenanţa acestora, asigurarea tuturor consumabilelor şi a pieselor de schimb necesare.

Alimentarea cu consumabile se face proactiv pe baza alertelor trimise automat, atât către serviciul HelpDesk, cât şi către Q’NET INTERNATIONAL, fără a fi nevoie de crearea unor stocuri în locaţiile Patria Credit. Echipamentele sunt întreţinute în întregime de către echipa Q’NET INTERNATIONAL.