Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Managementul documentelor ca sursa de productivitate

19 Noiembrie 2006




Cat costa tratamentul unei facturi pe suport de hartie?


In intreprinderile unde facturile sunt trate in mod „traditional”, tratamentul facturilor de la furnizori arata in mare cam ca in figura.
factura-furnizor


Costul mediu pentru un esantion de 1000 de societati franceze, in anul 2002, a fost de 17€ (sursa BVA). Studiile arata ca pentru o intreprindere bine organizata aceste costuri pot fi de 14€ (sursa Deskom).


Din cazurile studiate de noi in Romania pana acum, rezulta ca in ciuda costului mult mai redus al fortei de munca pentru receptie si introducerea de date, costurile globale nu sunt semnificativ diferite din cauze care tin de organizarea circuitelor documentare. Circuitele de validare trec obligatoriu prin etape de control financiar si ajung sistematic la nivele ierarhice superioare (director financiar si chiar director general) chiar pentru valori facturate mici.


Tratamentul facturilor emise catre clienti are in general structura din figura
factura-client copy


Costul mediu pentru un esantion de 1000 de societati franceze, in anul 2002, a fost de 9€ (sursa BVA). Studiile arata ca pentru o intreprindere bine organizata aceste costuri pot fi de 5€ (sursa Deskom). Aceste costuri nu tin cont de cazurile de litigiu, care pot ridica costurile foarte mult.


In cazul emisiei de facturi pentru firmele cu multe tranzactii (telecomunicatii, utilitati), arhivarea copiei duce la ocuparea unor spatii importante, cu costuri de stocare ridicate.


Problemele cele mai importante in cazul tratamentului facturilor pe suport de hartie sunt:


* Introducere de date cu erori.


* Durata de prelucrare totala mare, din cauza duratelor lungi de transfer de la un post la altul


* Manipularea si arhivarea unor mari cantitati de hartie, atat originalele cat si copii in diverse alte dosare (litigii, rapoarte, studii).



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite