Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Document Management, un „ingredient esenţial“ pentru instituţiile financiar-bancare

30 Aprilie 2009




Alexandru Baciu, Oracle, este însă de părere că principalele cerinţe faţă de o soluţie de DM care se implementează într-o organizaţie din sectorul financiar-bancar sunt:


- Gestiunea potenţialelor categorii de risc, prin stocarea categoriilor importante de informaţii nestructurate într-un depozit central şi sigur, ceea ce ajută la prevenirea eventualelor penalizări datorate nerespectării unor reglementări în vigoare şi conformitatea cu standardele şi normele interne şi externe;
- Reducerea de costuri operaţionale, prin gestiunea mai bună a ciclului de viaţă al documentelor şi al celorlalte categorii de conţinut digital, şi eliminarea utilizării excesive a hârtiei;
- Gestiunea oricărui tip de conţinut digital, nu numai documente, astfel încât acest conţinut să poată fi uşor şi rapid partajat între utilizatori, crescând astfel gradul de informare în desfăşurarea activităţilor de business de zi cu zi.


O altă problemă importantă este cea a integrării soluţiei DM cu sistemul informatic al repsectivei instituţii: „Un sistem de DM trebuie să se integreze cu orice alt sistem intern al băncii şi să acţioneze direct asupra eficientizării proceselor interne ale băncii. Impactul este cu atât mai mare cu cât tot mai multe fluxuri manuale, care implică multe acţiuni repetitive şi utilizarea hârtiei, devin fluxuri electronice automate“, explică Theodor Dumbravă, Xerox România şi Republica Moldova.


Beneficii la toate nivelurile

Soluţiile de DM oferă o panoplie de beneficii amplă, care în cazul instituţiilor financiar-bancare aacoperă anumite elemente specifice. Iată un exemplu concret, detaliat de Codruţ Ionescu-Muscel, director departament SI MGT: „În prezent, majoritatea instituţiilor financiar-bancare rezolvă dosarele într-o locaţie centrală, unde se află infrastructura decizională. Sistemul DM conceput de noi transmite întregul dosar (de ex. dosar de credit), prin scanare şi separare pe tipuri de documente (cerere, adeverinţă salariu, copii carte de munca, BI/CI etc.), către factorii decizionali. Directorul de vânzări analizează dosarul (care apare într-un inbox «De rezolvat») şi îl transmite mai departe pe un flux predefinit sau creat ad-hoc. În cazul în care mai este necesar un act suplimentar, clientul aduce acest act, iar prin scanare se adaugă la dosar, astfel încât decidentul poate vizualiza pe loc actul pentru a putea lua o decizie. Un alt beneficiu este posibilitatea de a şti în orice moment în ce punct al fluxului se află dosarul. De asemenea, sistemul permite auditarea fiecărui dosar, se poate urmări timpul de răspuns al fiecărui dosar, dar şi timpul de răspuns a fiecărei persoane implicate în flux. Finalul fluxului definit constă în arhivarea atât a dosarelor aprobate, cât şi a celor respinse, pentru ca, în cazul unei noi cereri a aceluiaşi beneficiar, să poată fi refolosite anumite documente.“


Un alt beneficiu, deloc de neglijat, îl reprezintă cel al securităţii informaţiilor vehiculate în respectiva instituţie: „Beneficiile imediate se reflectă în controlul costurilor, îmbunătăţirea productivităţii şi eficientizarea proceselor, reducerea timpului de răspuns şi fidelizarea clienţilor şi, nu în ultimul rând, în respectarea normelor de securitate şi control (Basel II, SOX etc.). În completarea unei soluţii unitare de management electronic al documentelor, o instituţie financiar-bancară trebuie să respecte şi legislaţia actuală, cum ar fi cea legată de procesarea electronică a cecurilor sau Legea arhivării electronice“, explică Theodor Dumbravă, Xerox România şi Republica Moldova.


O transformare complexă

Prin implementarea unei soluţii de DM se fac simţite schimbări semnificative atât la nivel de front-office şi back-office (creşterea eficienţei operaţionale, a calităţii serviciilor, a colaborării şi a controlului fluxurilor informaţionale), cât şi la nivel IT/logistic (reduceri semnificative de cost, spaţiu şi timp necesare pentru gestionarea informaţiei la nivelul organizaţiei), susţine Adrian Paraschiv, Star Storage. Potrivit acestuia, în partea de front-office este vorba de o reală eficientizare a relaţiei cu clientul în cazul deschiderii de conturi noi, al fluxurilor de aprobări de credite, al gestionării dosarului clientului, preluării automate a datelor din formulare etc. Procesele de back-office sunt, de asemenea, importante, iar centralizarea, controlul şi reducerea costurilor sunt iniţiative care se bazează tocmai pe facilităţile oferite de platforma DMS/BPM. „Departamentele juridic, financiar, audit, logistică, HR sunt printre beneficiarii direcţi ai unei astfel de implementări, iar valoarea adăugată provine tocmai din integrarea proceselor dintre aceste departamente, din eliminarea eforturilor redundante şi din uşurinţa în controlul riscurilor operaţionale. Nu în ultimul rând, aş menţiona Departamentele de vânzări şi marketing, unde platforma de DMS/BPM este cea care facilitează gestiunea contractelor, comunicare personalizată cu clientul (segmentare, campanii de direct mailing, e-mail cu conţinut personalizat) etc.“, ne-a mai precizat Adrian Paraschiv.


În faţa unei asemenea avalanşe de beneficii, întrebarea „Poate funcţiona o instituţie financiar-bancară fără un sistem de management al documentelor?“ pare firească. Răspunsurile afirmative sunt din ce în ce mai rare, în condiţiile în care băncile din România au încetinit campania deschiderii de filiale în teritoriu, iar problema avantajului competitiv şi a menţinerii numărului de clienţi devine stringentă.


Serviciile de suport Şi calitatea serviciilor fac diferenţa

„Provocările şi nevoile din sectorul financiar-bancar sunt date de obiectivele de avea clienţi loiali, de a câştiga noi clienţi, de a păstra marjele de profit şi a reduce costurile operaţionale. Din punct de vedere al cerinţelor de piaţă, exigenţele implică flexibilitate în costuri, retenţia clienţilor şi creşterea naturală a cotei de piaţă, precum şi respectarea normelor legale şi de securitate. Din punct de vedere al restricţiilor interne şi de integrare, alegerea unei soluţii de DM trebuie să fie evaluată după mai multe criterii: scalabilitate, stabilitate, model de securitate avansat şi, totodată, o arhitectură modulară, deoarece integrarea cu sistemele IT ale unei bănci este un proces critic, controlat de multe restricţii. Totodată, serviciile de suport şi calitatea serviciilor ataşate unei soluţii de DM vor face întotdeauna diferenţa.“
Theodor Dumbravă, BPS manager, Xerox România şi Republica Moldova


DM, parte integrantă a arhitecturii de aplicaţii a băncii

„O aplicaţie de Document Management trebuie să fie parte integrantă a arhitecturii de aplicaţii a băncii, oferind astfel gradul de integrare necesar pentru susţinerea completă a proceselor de business din cadrul băncii. Soluţia de DM trebuie să fie capabila să gestioneze cât mai mult din conţinutul nestructurat, să ofere mecanisme de regăsire uşoară a informaţiei, să ofere capabilităţi de versionare şi securitate, să poată transforma conţinutul de informaţie dintr-un format de prezentare în altul şi, nu în ultimul rând, să-l expună într-un mediu de WEB, către utilizatori finali.“
Alexandru Baciu, technology sales consultant Oracle România




Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite