Cloud Computing >> IT ca Serviciu >> Stiri si comunicate

Enterprise Business Systems alege Dynamics NAV în regim SaaS, un ERP cu investiţie iniţială zero

Redactia

31 Ianuarie 2012

Articolul face parte din Suplimentul Cloud Computing realizat de Market Watch şi Microsoft, disponibil aici.

Andrei Pietruschevici,
Managing Director Enterprise Business Systems

„Data fiind experienta anterioara de utilizare a unui ERP, obiectivul cheie l-a constituit implementarea unui sistem ERP care sa ofere un TCO (Total Cost of Ownership) competitiv si zero cheltuieli de capital. În acest scop, a fost identificata si adoptata solutia Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1, în sistem SaaS.”

Desprinsă din grupul Siemens, compania EBS avea nevoie de un sistem ERP simplu de utilizat şi administrat şi pentru care să existe alternativă la nivel de servicii. Mai mult, managementul companiei dorea ca investiţiile să fie direcţionate către activităţi direct productive. Prin urmare, soluţia potrivită pentru EBS a fost utilizarea Microsoft Dynamics NAV în regim Software as a Service, ceea ce a însemnat o investiţie iniţială zero, simplificarea administrării sistemului IT şi obţinerea unui nivel maxim de redundanţă.

ENTERPRISE BUSINESS SYSTEMS (EBS) este o companie locală specializată în proiectarea, instalarea şi administrarea reţelelor de comunicaţii: voce, date, video bazate pe infrastructură IP, precum şi a aplicaţiilor conexe. Compania s-a desprins în mai 2010 din grupul Siemens, printr-un proces de management buy-out, în urma unei operaţiuni de reorganizare globală a activităţilor concernului german. Compania are o echipă de 18 angajaţi distribuită regional, cu trei centre de prezenţă în Bucureşti, Iaşi şi Braşov.

Situaţia iniţială

În mai 2010, la desprinderea din grupul Siemens, EBS utiliza un ERP Tier 1 care nu ridica probleme de funcţionalitate, însă avea costuri de mentenanţă mari. Mai mult, costurile adaptării acestei aplicaţii la schimbările legislative sau alte personalizări punctuale erau, de asemenea, foarte ridicate. Alternativa dorită era un ERP în regim SaaS găzduit într-un Data Center extern care să necesite o investiţie iniţială minimă şi un efort mic din partea angajaţilor companiei pentru adoptare şi utilizare.

Soluţie

Conform cerinţelor Enterprise Business Systems, pentru înlocuirea sistemului ERP anterior era nevoie de o soluţie out of the box, potrivită pentru sectorul SMB (Small and Medium Business) şi care să fie vândută de mai mulţi furnizori pentru a exista alternativă la nivel de servicii. O condiţie esenţială era ca această soluţie să fie livrată în regim SaaS (Software-as-a-Service, software ca serviciu). În urma unui proces de selecţie, EBS a ales Microsoft Dynamics NAV versiunea 5.0 SP 1 în regim hostat. Pentru implementare a fost selectată compania AGER Solutions, partener Microsoft.
„Conform principiilor mele de business, CapEx-ul trebuie folosit pentru activităţi care generează direct venituri, astfel principala opţiune avută în vedere a fost tot o soluţie în regim SaaS. Un alt element important era ca soluţia pentru care optam să fie out of the box şi nu o dezvoltare locală şi să fie o soluţie vândută de mai mulţi parteneri, pentru a avea alternativă la nivel de servicii”, afimă Andrei Pietruschevici. Aplicaţia urma să fie personalizată de AGER Solutions conform specificului EBS şi găzduită într-un centru de date local, al unui terţ furnizor.

Derulare proiect

Proiectul de implementare a Microsoft Dynamics NAV 5.0 s-a derulat foarte rapid, pe de o parte pentru că echipa EBS era familiarizată cu utilizarea unui ERP şi înţelegea necesităţile şi modul de a opera a unei astfel de soluţii, iar pe de altă parte datorită regimului hostat al aplicaţiei, în care furnizorul se ocupă de întreaga infrastructură. La 1 iulie 2010, EBS începuse deja exploatarea seviciilor. Pe baza experienţelor anterioare de lucru cu ERP-ul, cerinţele afacerii au fost bine conturate şi reflectate cu uşurinţă în sistemul Microsoft Dynamics NAV proiectat. „Procesul de implementare a fost unul clasic, independent de opţiunea de hostare a soluţiei, şi nu au existat limitări în ceea ce priveşte funcţionalităţile. Practic, noi am înlocuit un ERP cu altul”, consideră Andrei Pietruschevici.

Enterprise Business Systems a optat pentru o soluţie standard cu puţine deviaţii de la fluxul predefinit. Funcţionalităţile implementate acoperă ariile: management financiar, mijloace fixe, stocuri, vânzări şi marketing, cumpărări, lucrări. Dat fiind specificul activităţii de distribuţie şi ofertare pe proiecte, a fost foarte importantă implementarea funcţionalităţilor legate de lista de materiale, care permit afişarea detaliată a componentelor ofertate, la nivel de articol. Adaptarea la noul sistem a fost uşoară, datele de migrare preluate din vechiul sistem au fost bine structurate, şi per ansamblu, procesul a decurs în parametri optimi.

Beneficii

Compania EBS a apreciat în mod deosebit următoarele aspecte legate de implementare: costurile reduse şi efortul rezonabil al angajaţilor, astfel încât activitatea operaţională nu a fost afectată în timpul proiectului. Alte beneficii obţinute au fost:

- Investiţie iniţială zero şi TCO (Total Cost of Ownership) competitiv prin contractarea unei soluţii ERP în regim SaaS cu plata lunară a serviciilor; capitalul astfel disponibilizat a putut fi utilizat în activităţi direct productive;
- Predictibilitatea costurilor prin plata lunară;
- Simplificarea operării mediului IT prin hostarea soluţiei ERP într-un centru de date profesional.

„Un ERP care rulează on-premises induce probleme legate de administrare, continuitate operaţională, back-up etc., pe care noi însă le-am eliminat prin contractarea unei versiuni SaaS. Mai mult, am făcut un audit de securitate al mediului IT, iar rezultatele au fost mulţumitoare.”
Andrei Pietruschevici, Managing Director EBS.

- Obţinerea unui nivel optim de securitate şi disponibilitate a sistemului IT. „Când faci un contract de servicii trebuie să ai în vedere termenii în care furnizorul rezolvă orice problemă: timp de răspuns, disponibilitate etc. Pentru utilizarea Microsoft Dynamics NAV în regim Software ca serviciu, am stabilit un SLA (Service Level Agreement) uzual care să prevadă termeni optimi de intervenţie şi funcţionare a soluţiei.”
Andrei Pietruschevici