Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Document Management, un „ingredient esenţial“ pentru instituţiile financiar-bancare

30 Aprilie 2009



Poate funcţiona o instituţie financiar-bancară fără o soluţie integrată de Document management? Probabil că da, însă, conform specialiştilor, numărul şi calitatea serviciilor oferite s-ar situa undeva la nivelul anilor ’50-’60. Ceea ce, la ora actuală, ar însemna un nivel de eficienţă foarte scăzut şi dificultăţi în păstrarea clienţilor şi a atragerii altora noi.

Statistica spune că 8% din documentele scrise se pierd, anual, din cauza erorilor de arhivare; că un manager alocă un procent considerabil din timpul său de lucru managementului documentelor şi că un angajat consumă, în medie, săptămânal, între 3 şi 5 ore căutând diverse informaţii.


Dacă ar fi să aplicăm toate aceste „verdicte statistice“ în domeniul financiar-bancar, rezultatul ar fi o instituţie de o ineficientă cronică, raportat la standardele actuale. Iar actualul context economic face ca eficientizarea la toate nivelurile să fie o prioritate majoră. Chiar dacă impactul crizei mondiale nu este atât de profund în acestă verticală (în raport cu seismul suferit de instituţiile financiar-bancare de peste Ocean), priorităţile sunt aceleaşi: eficienţă operaţională, cost scăzut al serviciilor, păstrarea marjelor de profit, un nivel superior al serviciilor oferite clienţilor, în vederea fidelizării acestora, şi atragerea de noi clienţi. Aspect extrem de delicat de altfel, dacă e să dăm crezare studiului BMC Churn Index Survey (realizat în 2007 pe un eşantion de 12.000 de europeni din 12 ţări UE), conform căruia zona financiar-bancară înregistrează cel mai mic grad de fidelitate în rândul clienţilor.


Se poate şi fără, dar... mai bine nu!

În atari condiţii, ideea unei instituţii financiar-bancare care să funcţioneze fără o soluţie de gestiune a documentelor (Document Management – DM) integrată cu restul sistemului informatic existent nu pare a fi una viabilă.
„Desigur, băncile ar putea funcţiona fără o soluţie de DM, dar probabil s-ar situa la nivelul anilor ’50-’60, pe vremea când nu existau sisteme informatice şi totul se realiza pe bază de registre dactilografiate sau scrise de mână. (...) Gândiţi-vă însă ce haos s-ar crea în lipsa unui sistem de DM: inconsistenţă în datele clienţilor, documente ce nu pot fi găsite, documente pierdute în arhive fizice, acces la informaţie mult mai lent, timp îndelungat de răspuns pentru diferite aprobări etc.“, susţine Cătălin Iosif, director vânzări XOR IT Systems.


Un punct de vedere susţinut şi de Alexandru Baciu, technology sales consultant Oracle România, dar argumentat din perspectiva tipului de informaţie vehiculată: „Mai mult de 80% din informaţia uzitată de un utilizator din mediul bancar este nestructurată (stocată în e-mail-uri, documente Word, imagini, formate multimedia etc.). Adăugând la acest lucru şi faptul că acest conţinut nestructurat creşte cu o rată ce depăşeşte 200% pe an, putem începe să înţelegem cât de importantă este o soluţie DM pentru o organizaţie şi ce probleme reale de management creează lipsa ei.“


Există însă şi opinii care susţin că o instituţie financiar-bancară poate funcţiona fără o soluţie de DM integrată cu restul aplicaţiilor, însă nu foarte eficient: „Da, se poate şi fără şi nu este nicio undă de ironie în ceea ce spun. Suntem însă în momentul în care băncile şi instituţiile financiare au reuşit să implementeze aplicaţiile «core», astfel încât acum sunt foarte interesate de controlul şi eficientizarea fluxurilor de documente. Instituţiile financiar-bancare cu care am lucrat pentru implementarea de astfel de soluţii au fost cele cu care am construit business case-uri, iar beneficiile post-implementare au fost evidente. Odată dovedite aceste beneficii, managerii instituţiilor respective îşi pun întrebarea retorică: «Oare cum am putut funcţiona fără o astfel de soluţie?», iar răspunsul îl dau tot dumnealor: «Cu greu, cu costuri mari, cu o calitate a serviciilor ce lasă de dorit şi chiar cu reducerea cotei de piaţ㻓, susţine Adrian Paraschiv, sales manager Financial Services & Telecom Star Storage.


De ce este nevoie de o soluţie de DM

„O bancă funcţionează la fel ca orice societate comercială, are nevoie de aprovizionare, de «birocraţie» internă, distribuţie de informaţii, atât intern, cât şi cu subsidiarele, transmiterea şi urmărirea sarcinilor, procese de recrutare, logistică internă, gestiunea şi urmărirea proiectelor de dezvoltare etc. Managementul documentelor nu se referă numai la eficienţă, productivitate şi economisire a hârtiei“, este de părere Alin Niţă, director general FivePlus Solutions.


Potrivit lui Alexandru Baciu, Oracle România, implementarea unei soluţii de DM sau, şi mai complet de Content Management, are, de regulă, în spate decizia băncii de a adresa una dintre următoarele probleme de business şi de organizare:


- Sisteme disparate care gestionează informatia de tip document sau conţinut digital şi care fac regăsirea acestora greoaie, îngreunând decizia în business, duplicând de multe ori conţinutul şi făcând-ul inutilizabil;
- Incapacitatea de a partaja această informaţie importantă către întreaga organizaţie;
- Lipsa unor mecanisme de securitate şi control al accesului la această informaţie;
- Existenţa documentelor ce conţin informaţii depăşite şi expirate şi lipsa unor politici de arhivare şi retenţie a documentelor importante;
- Ineficienţa în activitate şi costurile ridicate provocate, în general, de căutarea manuală a informaţiilor şi, de asemenea, de nevoia de a tipări masiv documente şi de a le livra în locaţii cu răspândire geografică largă;
- Creşterea în număr şi complexitate a reglementărilor legislative şi a normelor bancare, naţionale şi europene.


„La fel ca orice altă organizaţie, şi instituţiile financiar-bancare se supun unui set de reguli şi nevoi, traduse în diverse procese de business, care funcţionează unitar pentru a adapta fluxurile de documente interne nevoilor clienţilor, fie că vorbim de clienţi interni sau externi. Pentru a îmbunătăţi eficienţa operaţională, instituţiile respective sunt nevoite să reducă costurile administrării documentelor şi conţinutului acestora, realizând acest lucru prin integrarea într-o soluţie electronică de management de documente“, argumentează şi Theodor Dumbravă, BPS manager Xerox România şi Republica Moldova.


Cerinţe specifice

În opinia lui Adrian Paraschiv, Star Storage, principalele cerinţe ale unui client vizavi de o soluţie de DM sunt în directă legătură cu indicatorii financiari: „Cerinţele derivă din obiectivele owner-ilor de proiecte, dar obiectivul principal rămâne îmbunătăţirea indicatorilor financiari: profitul, ROI etc. Iar acest lucru se poate realiza prin soluţii care să aducă beneficii reale la nivel de competitivitate, eficienţă operaţională şi reduceri de costuri. Din experienţa noastră în selecţii şi, mai apoi, în implementări de astfel de soluţii, putem spune că se caută acele tehnologii şi soluţii care au incorporate «leading practices», de la furnizori de prim rang, şi se caută acei parteneri locali care au experienţă în implementare şi pot fi un consultant de încredere în implementarea viziunii DMS/BPM.“



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite